فصل دوم
نقش مدیریت دربرنامه ریزی، سازماندهی وکنترول
الف: برنامه ریزی

شامل تعین هدف وضع خط مش، تبدیل هدف بصورت برنامه عملیات وپیشبینی وچگونگی اجرایی آنها میشود، یابه عباره دیگربرنامه ریزی ودورنگری درباره اینکه برای رسیدن به هدف معین چه کاری، چگونه، درطی چه مدت زمان وبوسیله چه افرادی بایدانجام شود استوار است.
برنامه ریزی اساسنامه اقتصاد است واگر رعایت شود اقتصاد توان رسیدن به اهداف مشخص راخواهد داشت. دانشمندان وصاحبنظران تعاریف مختلف از برنامه ریزی ارائه داده اند لندور(1944) برنامه ریزی راتلاش آگاهانه درراستای هماهنگی تعریف میکند وهماهنگی آگاهانه را جایگزین هماهنگی خود کار بازارمیسازد وبه این ترتیب برنامه ریزی فعالیت جمعی است که درآن فعالیت های افراد بصورت یکپارچه ومجتمع دیده میشود. این فعالیت خواه برنامه، اجباری باشد ( برنامه ریزی دستوری) یا با مشورت وپذیرش داوطلبانه اجرا شود ( برنامه ریزی ارشادی) همچنان صادق است.۱
برنامه ریزی رامیتوان پاسخ به 3 «ک» (کی، کجا، کی) و3 «چ» (چی، چرا وچگونه) دانست. به عبارت دیگر، برنامه ریزی فردیا سازمان انجام دهنده ای کار
، زمان انجام کار، مکان انجام کار، نوع کار علت انجام کار وشیوه های انجام کار رامشخص میکند.
اهمیت برنامه ریزی:
برنامه ریزی درارتباط نزدیکی بامفهوم محدودیت قرار دارد وبهره برداری بهینه ازمنابع جهت دست یابی به خواسته ها نیازمند برنامه ریزی است.
عمدتاً منابع دراقتصاد شامل منابع انسانی ( انواع نیروکار یاخدمات وابسته ) منابع طبیعی (مواهیبت طبیعت) ومنابع سرمایه ای (پول واعتبارات به معنای عام) است. درصورتی که منابع محدود نبودند شاید نیازی هم به برنامه ریزی نبود امابه علت گسترش فعالیتهای اقتصادی و محدودیت منابع به برنامه ریزی الزام وضروری است. از طرف دیگر منابع محدود منجر به الویت بندی امور اقتصادی میشود.
کاربرنامه ریزی مستلزم مراحل مختلفی ازجمله تهیه ، اجرا وارزشیابی است برای اینکه برنامه ریزی درجهت توسعه اقتصادی، اجتماعی وفرهنگی موفقیت آمیز باشد بایستی ازمشارکت تمام سیاستگذاران ، کارکنان موسسات خصوصی، دولتی وشهروندان سود برد. دراین فرایند، سیاستگذاری، تهیه، اجرا ،نظارت وارزشیابی عموماً بردوش دولت میباشد. تشخیص اهداف کلی وتخصصی منابع موجود هم به عهده دولت است.
مزایای که دربرنامه ریزی وجود دارد اهمیت آن را درتحقق اثر بخش وکارآمد هدفهای مواجه میسازد. برنامه ریزی تحت شرایط ثبات واطمنان، نسبتاً آسان احتمال اجرای آن بیشتر است ولی درشرایط تغیر ودگرگونی اجتماعی واقتصادی سیاسی وفنی معمولاًدشوار میشود. دراین شرایط ممکن است بسیاری از برنامه ها قبل از اجرای کامل بیفایده و منسوخ شوند یاپیش نگری های که برنامه ریزی برآنها مبتنی بوده وبه سرعت نادرست از کار درآیند ازاین رواعتقاد براین است که درسازمانهای که درشرایط ومحیط دایماً متغیر فعالیت میکنند برنامه ریزی اتلاف وقت وانرژی است باوجود این اگر برنامه با ملاحظات لازم وکافی تهیه شود ومورد تائید مدیریت ومورد قبول کارکنان سازمان باشد این امکان فراهم میشود که بااجرای آن سازمان میتواند خود را باتغیر سازگار
سازد.۱
انواع برنامه ریزی:
سازمانها برای انجام دادن فعالیت های خویش به انواع برنامه ریزی نیازدارند که برنامه ها را بطریق مختلف طبقه بندی میکنند.
برنامه دایمی،موقت، مدت دار، راهبردی، استراتژیک وعملیاتی:
1- برنامه های دایمی:- برنامه های دایمی یاپایدار به دفعات راهنمای عمل مدیران قرارمیگیرند وموجب صرفه جویی دروقت وانرژی آنها میگردند. علاوه برهدفها وخط مش های سازمانی متداولترین برنامه های دایمی عبارتند از استانداردها، رویه ها روشها ومقررات. همه سازمانها این برنامه هارا به عنوان ملاکهای تصمیم گیریها وراهنمائی فعالیتهای خود درموفقیتهای مشابه وتکرارشونده سازمانی به کار میبرند.
استانداردها:- معیاریاملاکی که بتواند چیزی راباآن مقایسه کرد، استاندارد نامیده میشود مثلاً این ملاک که هرعضو هیت علمی باید درهر نیم سال هفته ای 10 ساعت تدریس موظف داشته باشد. چون استنداردها تا اندازه ثابت هستند ازاین رو رهنمود تصمیم گیری قراردارند باوجود این تحت شرایطی ممکن است استاندارد هم دچارتغیر شوند عموماً سازمانها برای سنجش رفتار کارکنان خود استندارد های صریح وغیر صریح دارند که درتصمیم گیری راجع به آنها رهنمود مدیران قرارمیگیرند.
رویه ها:- عبارت ازتعین تعین مراحل باگامهایمتوالی وپیوسته برای انجام دادن یک وظیفه درسازمانها، پاره ای از فعالیتها یاوظایف درمراحل متوالی وپیوسته انجام میگیرند تاپیچدگی آنها کاهش یابد ومهارتهای لازم برای انجام هرمرحله، تفکیک شده وبه درستی مورد استفاده قرارگیرد، وقتی برای نقد کردن چک خود به بانک میروید کارشما مطابق رویه معین درمراحل مختلف دنبال میشود وبلاخره وجه نقدی را ازباجه پرداخت اصول میکند. برای ثبت نام درهرنیم سال تحصیلی، طبق رویه دانشکده عمل میکند. به جای اینکه مسولان ثبت نام با کوشش ومطابق طریقه شخصی انجام کارخود را پیدا کنند دانشکده رویه برای انجام کارآنها معین کرده است.
مراحل ثبت نام توالی ویژه دنبال میکند که به نتیجه مورد نظرختم مشود.
روشها:- عبارت است ازتعین چگونگی انجام دادن کار، درهریک ازمراحل رویه ها اولین قدم درنقد کردن چک، مهرکردن پشت چک ونوشتن مشخصات خودتان وامضا آن است. پس آن متصدی باجه هویت شما را ازطریق کارت شناسایی کنترول وتصدیق میکند ومراحل بعدی تادریافت وجه به ترتیب طی میشود.
مقررات:- احکام صریح که بیان میکند شخص چه باید بکند وچه نباید بکند مقررات نامیده میشود. مثلاً توقف ممنوع، استعمال دخانیات ممنوع.
2- برنامه های موقت:- برای هدف ویژه یا دوره زمانی معین طراحی میشود واحتمالاً به همان شکل دارتکرارنخواهد شد. وقتی هدف تحقق یافت برنامه توقف وتجدید نظر میگردد. متداولترین برنامه های موقت عبارتند از برنامکها (پروگرامها) طرحها (پروژه ها) وبودجه ها است.
برنامک:- مجموع فعالیت های است که درآن قدم های عملیاتی لازم برای رسیدن به یک هدف وهر پروگرام ممکن است با یک بودجه یامجموع ازبودجه ها که لازمه اجرایی آن است. همرا باشد، پروگرامها صرف نظر ازاندازه آن شامل فعالیت های مشخص وتخصیص منابع دریک چارچوب کلی است که ممکن است شامل دیگربرنامه های تک کاربردی مانند طرح (پروژه) وبودجه میباشد.
طرح )پروژه -:(بخش جداگانه وکوچک ترازیک پروگرام است هرطرح دامنه محدود ورهنمود های مشخص از لحاظ ماموریت وزمان دارد. مسئولیت هر طرح به عهده کارگزاران معین قرار میگیرد تابا استفاده از منابع معلوم در مدت معین آنرا انجام دهند.
بودجه:- برنامه است که معین میکند چه مقداراز منابع سازمان به عدد های ویژه ای اختصاص خواهد یافت یابه بیان ساده تر شرح منابع مالی تخصیص یافته وفعالیت های مشخص دردوره زمان معین است. بودجه درمرحله اول وسیله کنترول فعالیت هاست وازاین رو ازاجزای مهم هرطرح وبرنامه ای است.
3- برنامه های مدت دار:- برنامه های را باتوجه به دامنه زمانی آنها نیز میتوان طبقه بندی کرد. ازاین لحاظ سه نوع برنامه قابل تشخیص است:
کوتاه مدت، میان مدت وبلند مدت.
کوتاه مدت:- مدیران برای هدایت عملیات جاری برنامه تهیه میکند.
میان مدت:- برای تداوم واستمرار درعملیات برنامه تهیه میکند.
بلند مدت:- سبب رشد وتوسعه فعالیت سازمان وبقای آن میگردد.
برنامه کوتاه مدت شامل دوره کمتراز یکسال میان مدت ازیک تا پنج سال ودرازمدت ازپنج سال بیشتر.
4- برنامه های راهبردی وعملیاتی:- برنامه ها راهبردی (استراتیژیک) برنامه که دربالاترین سطح سازمان تهیه میشوند برنامه های راهبردی نام دارند برنامه های راهبردی ابزاری برای دست یابی به هدف های راهبردی به شمار میآیند برنامه استراتژیک یک برنامه ریزی درازمدت وازنظرمیدان فعالیت وسیع است ناظربه فعالیت های تمام واحد های سازمانی وشامل تعین هدف های سازمانی است دراین برنامه ها هدف ها وخطوط کلی فعالیت ها تشخیص داده شده واقدامات اصلی وکلیدی که برای نیل به هدف های سازمان ضروری هستند معین میگردند.
برنامه های عملیاتی (تاکتیکی):- برنامه های هستند که درسطوح پائین تر تهیه میشوند به برنامه های عملیاتی معروف اند دراین برنامه ها هدف های که توسط سطوح بالاترسازمان معین گردیده اند پیاده میشوند برنامه عملیاتی دارای زمانی کوتاه وقلمرومحدود است دربرنامه عملیاتی چون فرض براین است که هدف ها معلوم شده اند وازاین رو طریق نیل به آنها مورد توجه قرارمیگیرند. برنامه راهبردی واستراتژیک لازم وملزوم یکدیگر میباشند.

تصمیم گیری وبرنامه ریزی:
تصمیم چیست؟
بطورکلی میتوان گفت که تصمیم عبارت ازگزینش، ازمیان دویاچند راهکار، ازاین تعریف سه ویژگی استنباط میشود.
الف:- هنگامی که مدیر تصمیم میگیرد او درواقع براساس منطق ویک سلسله معیارها وداوری های آگاهانه از میان کارها گزینش میکند.
ب:- تصمیم همواره متضمن انتخاب است، چرا که اگر مدیری فقط ناگزیر از اتخاذ یک راهکار باشد، اودیگرتصمیم نگرفته بلکه شرایط به اوتحمیل شده است.
ج:- مدیر هنگام تصمیم گیری همواره یک قصد وهدف درذهن دارد به عبارت دیگر چنانچه هدف شخص درکار نباشد ، اتخاذ تصمیم وانتخاب ازمیان راهکارهای مختلف بی معنی خواهد بود.
عمل تصمیم گیری دراداره امورسازمانهای وسیع به قدرمهم است که برخی ازنویسندگان سازمان را (شبکه تصمیم ) ومدیریت را (عمل تصمیم گیری) تعریف نموده اند.
زیرا دردنیای امروز اداره امورسازمانهای وسیع نمیتواند صرفاً برنبوغ وقضاوت مشخص افراد متکی باشد. بلکه تصمیمات باید درصورت امکان برپایه بررسی های علمی وآمار واطلاعات برطبق اصول وروش های خاص استوار گردد.
هرنوع تصمیم صرف نظرازاینکه درکجاوبوسیله چه مقاماتی گرفته میشود،تابع مراحل ذیل است:
1- بررسی بمنظورپی بردن به مشکل یامسله خاص وتعین هدف مطلوب باتوجه به امکانات انسانی ومادی.
2- بررسی شقوق یا راه های مختلفی که برای رسیدن به هدف(بابرطرف کردن مشکل)معین وجوددارد. یامیتوان ابداع کردوتجزیه وتحلیل نتایج حاصل ازهریک.
3- انتخاب یک شق یااستراتیژی خاص ازمیان شقوق باراه های ممکن برای نیل به هدف (بابرطرف کردن مشکل) یکفرد یادستگاه خاص زمانی بدنبال هدف یاهدفهای تازه میرود که ازنتائج هدفهای موجودناراضی باشد. بدین معنی که نتایج مزبور پائین ترازسطح انتظارات مورد نظر باشد. اگر اختلافات بین نتیجه مورد نظر ونتیجه حاصل از هدفهای موجود زیاد باشد جستجو برای هدفهای تازه شدت بیشتری مییابد، معذالک تجربه رضایت بخش از نتایج هدفهای موجود سطح انتظارات را بالا میبرد وممکن است اختلافات جدیدی بین سطح انتظارات ونتیجه حاصل بوجودآیدوهمین موجب میشودکه راه جدیدی برای هدفهای تازه شروع شود.
بدین ترتیب ملاحظه میشود که همیشه هدفها باتوجه به امکانات تعین میشود. به عبارت دیگر دایماً انتظارات برحسب نتایج حاصل ازاجرای هدفهای موجود (تجربیات) تعدیل میگردند.
پس از اینکه هدف تعین شد، تصمیم گیرنده شقوق مختلفی راکه برای تحقق آن وجود دارد مورد برسی قرارمیدهد. برای هرشق یک سیستم تصمیم گیری استقرار مییابد.
برنامه ریزی عبارت ازتصمیم گیری براساس آینده نگری است وعناصر ضروری آن مشتمل است بر:


1-» تعین هدف های مطلوب.
2-» استراتیژی تصمیم یعنی انتخاب یک شق از شقوق ممکن برای نیل به هدف های مطلوب.
3-» تبدیل هدف بصورت برنامه های تفصیلی به نحویکه رسیدن به هدف مطلوب را تضمین کند.
یکی از عناصر ضروری برنامه ریزی پیشبینی ودورنگری است درحالیکه تصمیم گیری الزاماً براساس پیشبینی شرایط آینده صورت نمیگیرد این تفاوت بیشترظاهری است تا واقعی زیرا هرتصمیمی که درزمان حال گرفته میشود طبعاً رفتارافرد یا سازمان را درآینده تحت تاثیر قرارخواهد داد. برعلاوه تصمیم گیری درمراحل مختلف برنامه ریزی ضرورت پیدا میکند، وبدین جهت حد فاصل معین ومشخص بین تصمیم گیری وبرنامه ریزی وجود ندارد.

تعین هدف ووضع خط مشی
تعین هدف:- درواقع هیچ برنامه بدون هدف وجود ندارد اگر هدف های سازمان بادقت ودور اندیشی لازم تعین نگردد جهت فعالیت های مختلف دستگاه معلوم نمیشود. زیرا هدف عبارت ازنتیجه است که حصول آن مورد نظر میباشد.
برعلاوه تشریح وتوصیف هدفها سازمان برای وحدت وهماهنگ کردن فعالیت های مختلف دستگاه وارزیابی نتایج عملیات وکنترول لازم است وچنانچه هدف های سازمان تشریح وتفهیم نگردد دراجرای اصل عدم تمرکزدشوارمیشودزیرالازمه عدم تمرکزاعطای حق اخذ تصمیم برروسای ادارات ودوایر مختلف سازمان است وآزادی عمل بدین ترتیب درصورتی ازبروزهرج ومرج جلوگیری میکند که جهت فعالیتهای واحد های مختلف دستگاه مشخص باشد.
1. سلسله مراتب هدف:- زمانیکه هدف تعین شد دستیابی یارسیدن به آن هدف بدون درنظرداشت سلسله مراتب غیر ممکن ویابسیاردشواراست، بناءً زمانی میتوانیم هدف نهائی خود دست پیداکنیم که سلسله مراتب هدف رابخاطر رسیدن ویا تحقق اهداف نهایی درنظربگیریم. مثلاً اگرخواسته باشیم تعمیر بزرگی برای دانشگاه بسازیم مستقیماً یکبارگی دریکروز ساخته نمیشود مجبورهستیم هدف بزرگترخود (اعمار دانشگاه ) رابه اهداف کوچک تجزیه کنیم وسلسله مراتب اهداف تجزیه شده رانیزدرنظرداشته باشیم تابه آنچه میخواهیم نایل شویم به عنوان نمونه سلستاً ازکندن تهداب می آغازیم وبه تدریج ادامه میدهیم تا زمانیکه تعمیربه بهره برداری برسد.
2- تعدد هدف:- بدین معنی که اغلب سازمان ها صرف یک هدف ندارند بخصوص سازمان های بزرگ که چندین هدف را دنبال میکنند، بناءً به عنوان مدیر، درتحقق اهداف باید تعداد آن توجه داشت. مثلاً سازمان غرض تولید تاسیس میگردد. امکان آن وجود ندارد که تنها آن سازمان به تولید بسنده کند وسود کمایی کند . ممکن است اهداف متعدد دیگر نیزداشته باشد. خدمت به مردم، تضمین صحت وسلامتی افراد جامعه، استخدام کارمندان، رشد اقتصادی ورقابت با کمپنی وتاسیسات بیرونی…
3. امکان اصول به هدف:- زمانیکه هدف مشخص شد سعی میشود تا دسترسی به آن هدف میسر گردد. باید اندیشید که آیا امکانات موجود قادراست تا ما را به هدف دلخواه وصل کند؟ مثلاً یک سازمان تولیدی سالانه هزاردالر ($1000 ) سود بدست میآورد مدیر عامل شرکت میخواهد سود شرکت به ($1500 ) افزایش یابد، بناءً باید سنجید که:
– آیا امکان افزایش فوق وجود دارد؟
– آیا چنین تولید میتواند به خوبی مشتری جلب نماید؟
– آیا تهیه مواد خام به هدف معینه وطبق ضرورت ممکن است؟
درصورت که پاسخ به سوالات فوق وجود داشته باشد مسلماً امکان وصول به هدف نیزدشواری ندارد.
4. دخالت زمان درتعین هدف:- هدف بنابردرنظرداشت زمان تعین میگردد. نقش زمان درتحقق هدف برهیچکس پوشیده نیست، بدون درنظرداشت زمان درتعین وتحقق هدف تمام تلاشها بی نتیجه ویا حد اقل کم نتیجه خواهد گردید.
مثلاً تهداب را درنظر میگیریم که کندن آن یکماه با کارروزانه 50 کارگرایجاب میکند، اگراین موضوع 15 روزبعد نظارت شود بهتردانسته میشود که چقدرکارها روی برنامه پیشبینی شده وزمان لازم آن پیش رفته وزمان معین دراین امر تاچه حدودی کافی است.
وضع خط مشی:- خط مشی عبارت ازمقررات کلی است که حدود اعمال وتصمیمات اجرایی را به منظورنیل به هدف مشخص تعین مینماید. به عبارت دیگرخط مش رهنمای عمومی عمل است که جهت فعالیت های افراد را درنیل به هدف یاهدف های مورد نظر معلوم میکند مثلاً یک شرکت بیمه ممکن است مقرر دارد که کلیه اموالی راکه بیش از یک ملیون افغانی ارزش دارد بیمه میکند ویا سازمان تامین مسکن ممکن اعلام نماید که برای کارمندان دولت که منزل شخصی ندارند. تحت شرایطی خانه میسازد وهمچنین روسای یک سازمان یعنی ممکن است تصمیم بگیرند که دراذای یکسال خدمت به کارمندان یکماه مرخصی داده شود.
بیانیه های مزبورنمونه های مختلف ازخط مش است که راهنمای عمل درمورد بعضی از جهات مهم امورسازمان میباشد.
گرچه وضع خط مش درمسائیل وزمینه های مختلف درباره امورکه جنبه تکراری دارند برای کلیه سازمانهای دولتی وتجارتی ضروری است. به همین ترتیب خط مش ممکن است محدود به جهت خاص ازمسئله معین گردد ویااینکه جهات متعدد موضوع معین را دربرگیرد. درهرحال خط مش محدودیت دراعمال وتصمیمات اجرایی ایجاد مینماید. خط مش اغلب براصل موضوع طبقه بندی میشود (مثلاًخط مش استخدامی، مالی، تولید، خرید…) گاهی خط مش جنبه عمومی دارد وناظربه فعالیت های مختلف سازمان میباشد. بعضی اوقات نیزخط مش مربوط به عملیات بخش مهمی ازسازمان میگردد.
مراحل لازم برای تعین خط مش میتواند به ترتیب ذیل صورت گیرد:
1- لزوم وضع خط مش:- لزوم خط مش ممکن است درطبقات مخطلفه سازمان احساس گرددمثلاًسرپرست یک شعبه ممکن است درجریان اجرای عملیات مواجه با مشکلات گرددکه برطرفکردن آن مستلزم وضع مقررات وخط مش جدیدباشد.
چنانچه دستگاه ارتباطات به نحوی استقراریافته باشد دراینصورت نظریات وپیشنهادها ازطریق سلسله مراتب رسمی به اطلاع روسای بالاتر برسد. بدین ترتیب ملاحظه میشود که کارمندان ماموراجرایی عملیات دربسیاری مواقع خود منشأ خط مش بشمار میروند زیرا تصمیمات روسای سازمان اغلب براساس نظریات، گذارشها واطلاعاتی است که از طرف کارمندان زیردست تنظیم میشود.
2- جمع آوری اطلاعات:- مرحله دوم شامل جمع آوری کلیه اطلاعات وحقایق میگردد که به نحوی ازآنجا دراثبات لزوم وضع خط مش جدید موثر میباشد. تهیه این قبیل اطلاعات که لزوم وضع خط مش جدید را تسجیل میکند ازوظایف واحد های ستاًد است که باهمکاری کارمندان اجرائی صورت میگیرد.
1- پشنهاد وضع خط مش به روسای عالیه سازمان:- پیشنهاد وضع خط مش باید ازطرف رئیس قسمت مربوط کتباً به نحوی تهیه شود که فهم وادراک آن خالی ازاشکال باشد. پیشنهاد های که دولت برای تصویب هیئات قانونگذاری تهیه میکند بصورت لایحه تنظیم میشود. ولی بطوریکه گفته شد، پیشنهاد خط مش اغلب ازطرف کارمندان مسئول برای تصویب روسای عالیه سازمان(وزیرآن ،هیئت های مدیره وروسای قسمت ها وشرکت های مستقل دولتی) تنظیم میگردد.
4- تصویب خط مش :- باید به کلیه افراد فرصت داد تا درباره پشنهاد های خط مش انتقاد ونقایص اجتماعی آنرا گوشزد نمایند. این عمل موجب میگردد که درصورت تصویب نهایی پیشنهاد اشخاص که درباره این امر مخالف بودند ازآن پشتیبانی کنند بدین جهت تبادل نظر ومباحثه باافرادی که به نحو آنها دراجرای خط مش دخالت دارند قبل از تصویب آن لازم است.
5- تعقیب وتعدیل خط مش:- روسای دوائیر وکارمندان اجرایی عملیات باید اعمال وتصمیمات انفرادی خودرا باخط مش موضوعه منطبق سازند برای این منظور تفسیرخط مش ضرورت پیدا میکند به این جهت لازم است که مواد خط مش باصراحت ووضوح کامل تحریر گردد.
برعلاوه لازم است که مواد خط مش درعمل مورد بررسی قرارگیرد وچنانچه اجرای خط مش درعمل به مشکلاتی برخوردنماید به نحوی که روسای عالیه سازمان مجبور شوند باید استثنائات متعددی را برای آن تجویز کنند . دراینصورت بدیهی است که تغیروتعدیل خط مش موضوعه لزوم پیدا میکند . بنابراین لازم است که روسای سازمان خط مش موضوعه را درفواصل معین ازطریق کنفرانس های عمومی وتبادل نظر با کارمندان مربوط ارزیابی ودرصورت لزوم تعدیل نمایند.۱
ب: سازماندهی
عصرما، عصرسازمانهای بزرگ وپیچیده است، ومدیران امروز باید ازچگونگی سازماندهی ونحوه ایجاد این سازمانها واصلاح وتغیرآنها آگاه باشد. برای نیل به هدف ها، سازماندهی گامی ضروری است وبه کمک این فعالیت است که هدف کلی وماموریت اصلی سازمان درقالب هدف های جزئی ترووظایف واحدها شکسته شده وتحقق آن میسرمیشود. درسازماندهی، وظایف واختیارات ومسئولیت های واحد ها وپست ها تشخیص شده ونحوۀ هماهنگی وارتباط بین آنها تعین میشود . سازماندهی فعالیت مستمیرومداومی است که مدیر همواره با آن روبرو است ومنحصر به طراحی سازمان درابتدائی آن نمیشود . وازاین رو است که بعضی از صاحبنظران سازمان ومدیریت این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد بافرایند انتخاب دایم نام نهاده اند، به زعم آنان درمحیط متغیرومتحول امروزمدیران باید بطور مستمر ساختار سازمانی خود را با شرایط محیطی تطبیق داده واصطلاحات لازم را درآن به عمل آورند. دورانی که مدیران ساختار را برای سازمان طراحی مینمودند واین ساختار مدتها پاسخگوی نیازها بود سپری شده است. ومدیران امروز باید دایماً درصدد اصلاح وبهبود سازمان وطراحی مجدد آن باشند. پویای مدیریت ایجاب میکند تا سازماندهی درپی سازگاری سازمان بامحیط متغیر، تکنولوژی های جدید و سایرسازمانها استمرار داشته باشد. ودراین راه کارآمد ترعمل کند. البته مستمر بودن کار سازماندهی به معنی آن نیست بلکه هر تغیر واصلاح درساختارسازمان که براثر دریافت بازخور ازمحیط های موثر برسازمان حاصل میشود گویای این واقعیت است که سازمان راتغیرداده وآنرا بامحیط هماهنگ وسازگارساخته ایم۱ نظریه پردازان سازمان ازحوزه های گوناگون نظیر: مدیریت، روانشناسی، حامعه شناسی، علوم سیاسی، اقتصادی، مردم شناسی، مهندسی وغیره پدید آمده اند وهریک چیزی براین موضوع افزوده اند.
تعریف سازماندهی:- سازماندهی فرایند است که طی آن تقسیم کار میان افراد وگروههای کاری وهماهنگی میان آنان به منظور کسب اهداف صورت میگیرد. به بیان دیگرسازماندهی فرایند سه مرحله ای است مرکب از:
الف:- طراحی کارها وفعالیتها.
ب:- دسته بندی فعالیتها به پستهای سازمانی.
ج:- برقراری رابطه میان پستها به منظورکسب هدف مشترک.
تعریف سازمان:- دوعالم جامعه شناسی درعرصه مدیریت یعنی «تالکوت پارسونز» و«آمیتائی اتزیونی» سازمان را چنین تعریف نموده اند:
سازمان عبارت است ازواحد اجتماعی خاص که ترکیب واستخوان بندی آن اندیشمندانه وازروی تعمد ساخته شده وبارها مورد دوباره سازی های مجدد به منظور حصول هدف یاهدفهای معین قرار بگیرد.
آنچه درتعریف باید مورد توجه قرارگیرد بکاربردن وواژه های است که معانی ذیل رادارند:
اول:. واژۀ «واحد اجتماعی» که گویای گردهمایی یاحد اقل دوفرد برای تشکیل یک ساختارواحد است.
دوم:. واژۀ «خاص» یعنی هرواحد اجتماعی را ما سازمان درنظرنمی گیریم.
سوم:. واژۀ «اندیشمندانه» و «ازروی تعمد» آن است که حکایت ازاده وعملی مدیرانه ومتفکرانه دارد.
چهارم:. واژۀ «دوباره سازی ساختارسازمان» است که نشان میدهد سازمان به شکل یک نظام بازبه ضرورت درتعامل وتبادل انرژی بامحیط خود یک امرجاری وپویا است وباید هماهنگ با محیط های اجتماعی، اقتصادی، سیاسی وغیره تغیر وساختار جدید به خود میگیرد.
واژۀ اخر«هدف های معین» که فلسفه ایجاد سازمان برای نیل به این هدف یاهدف ها میباشد:۱

اصول سازماندهی:
 – هماهنگی اهداف
 – هماهنگی تولید واوامر
 – هماهنگی رهنمایی ها
 – تقسیم کار ووظایف
 – کم ساختن مصارف بی مورد
 – دوران (تداوم) مدیریت
 – اصول صلاحیت ها
 – اصول مسئولیت ها
 – توازن بیلانس
 – تداوم مرحله سازماندهی

مهمترین اصطلاحات یا واژه های سازمانی
1- سلسله مراتب: مخروطی یاهرم سلسله مراتب، نمودارروابط بین مافوق ومادون وبین کاهش تخصص ازبالا به پائین است.
2- صف وستاد:
واحد صف:- واحد های هستند که مسئولیت مستقیم برای دستیابی به هدف های سازمان وبه اجرا درآوردن هدف های آن سازمان نقش تعین کننده دارند. مثلاً درسازمانهای صنعتی واحد های مربوط به تولید وفروش به طور مستقیم باهدف سازمان معین ارائه کالابه بازار وبه دست آمدن منافع ارتباط پیدا میکنند، واحد های صف محسوب میشوند.ازنظرزمانی وظایف صف زودترنقش خودرادرموقیعت سازمانی نمایان می سازندوشروع آن نیز همواره قبل ازفعالیت های ستاد میباشد. واحدهای صف همیشه برواحدهاوبخشهای زیردست خویش فرماندهی ونظارت مستقیم دارند.
واحدستاد:- واحدهای هستندکه به واحدهای صف یاری میدهند. به طورمعمول دریک سازمان واحدهای برنامه ریزی،کارگزینی ونظائر آن ازجمله واحدهای ستادهستند.آثارفعالیت واحدهای ستاددردرازمدت خودرانشان میدهد.واحدهای ستادی هیچگونه فرماندهی بالای واحدهای صف نداشته بلکه نظریات وپیشنهادهای آنهاراازطریق واحدهای صف بارعایت سلسله مراتب ابداع میگردد. وظایف واحدهای صف اجرائی است ووظایف ستاد مشوروبرنامه ریزی وخدمات تخصصی برای کمک به اجرای وظایف صف است.۱
3- مسؤلیت:- کاریاکارهای محوله به یک شخص رامسؤلیت آن شخص گویند. مثلاًیکی ارمسؤلیتهای مدیریک مؤسسه تجارتی حفظ سرمایه است، قدرتیکه درقبال واگذاری مسؤلیت برای پیشرفت کارتفویض میگردداختیارات نامیده میشود، بدیهی است واگذاری مسؤلیت بدون تفویض اختیاربه دارنده آن عملی نیست.
4- وظیفه اصلی:- وظیفه اصلی به کارهای اطلاق میگردد که لااقل % 20 وقت روزانه شاغل رابگیرد.
5- تمرکز:- یعنی دراختیارگرفتن مطلق کلیه اختیارات توسط یک شخص ویک شغل راتمرکزگویند.
6- عدم تمرکز:- تفویض اختیار مطابق مسئولیت واگذاری ومناسب باوظایف راعدم تمرکز میگویند، بدین جهت تمرکز وعدم تمرکز به طورنسبی است . هرچه واحد یک سازمان بزرگتر باشد به عدم تمرکز بیشتراحساس میگردد.
7- سازمان رسمی:- عبارت ازروابط بین مقامات وشاغل براساس مقررات وقواعد وروشهای موضوعه یا به عبارت دیگرهمبستگی ها روابط میان شاغل ومقامات برای حصول به هدف خاص ومعین است که حدود آن را مدیران ورهبران سازمان مشخص ومعین کرده باشند. با این ترتیب آنرا باید قشر شفاف سازمان ویا سازمان کاغذی نامید، چون درحقیقت عبارت است از اسکلیت وساختمان یک سازمان که بدون توجه به جنبه انسانی خیلی خشک وبی روح مقررات، دستورات، قوانین وارتباطات اداری را وضع مینماید.
سازمان رسمی درحقیقت تصویری از یک سازمان دریک لحظه بدون توجه به افراد آن، ارتباطات انسانی آنهاست. بدیهی است وجود سازمان رسمی ضروری است تا میتواند اختیارات واقتدارات سازمانی وکیفیت ارتباط رسمی میان عوامل وعناصر سازمان وقلمرووظیفه هرفرد سازمانی را درآن ونیز شکل واسکلیت روابط میان مقامات سازمان را روشن سازد.
8- سازمان غیر رسمی:- بدیهی است که افراد انسانی هرگاه گردهم جمع آیند خصوصیات اخلاقی متشابه فکری وبلاخره نزدیکی میان آنها وعوامل تکوین دهنده شخصیت انسانها درمورد وجود واهداف مختلفی که درآن اشتراک منافع دارند موجب پیدایش روابط اتفاقی میگردد که هدف اصلی وعلت اساسی اجتماعی آن ممکن است باسازمان رسمی ناهمگون ومغایر باشد. از آنجایکه شخصیت های انسانی متفاوت اند به اعم پایداری وثبات قواعد ومقررات سازمان واسکلیت ثابت آن امکان پیشبینی افتارهای انسانی یکسان وجود نخواهد داشت. وازاین رومیتوان سازمان غیر رسمی را چنین تعریف کرد، که نتیجه کنش ها وواکنش ها وحامل ارتباطات کارکنان یک سازمان است که درقواعد ومقررات آن سازمان وبه بیان دیگر ساختاررسمی پیشبینی شده باشد ما حصل آنکه هنگام بازیگران نقش ها بوجود میآید که ما آنرا سازمان غیررسمی مینامیم وبه اختصار میتوان این پدیده را قشر نیمه شفاف سازمان نام نهاد.
9- تفویض اختیار:- واگذاری قسمتی ازاختیارات را به ردۀ سازمان پائین را تفویض اختیارگویند، تفویض اختیاری را باتفویض مسئولیت نباید اشتباه کرد بدین معنی که تفویض اختیاری موجب سلب مسئولیت ازتفویض کننده اختیارنیست. هرگاه یک مدیر امور اداری ومالی برحال به علت حجم بالای کار وظایف مالی خود را به یکی اززیردستان خود واگذارد دراینصورت هرعملی که توسط شخص زیردست صورت پذیرد امور اداری ومالی درمقابل مقام مافوق باید پاسخگوباشد.
10- حیطه نظارت:- حیطه نظارت عبارت است ازتعداد زیردستانی که مستقیماً به یک سرپرست گذارش میدهند مثلاً درشکل ذیل حیطه نظارت رئیس 8 وحیطه نظارت معاون تولید 4 است.






رئیس
1- هماهنگی:- بهترین ترکیب رابین واحد های ایجاد نمود بطوری که کل سازمان بصورت واحد به سمت هدف سازمان رهبری شود.
12- ارتباط:- روابط بین افراد سازمان ازبالابه پایین، ازپایین با بالاو درسطح افقی را ارتباط مینامند ممکن است ازتباط به صورت دایروی وچند جانبه باشد.
13- وحدت فرماندهی:- یعنی آنکه هرفرد سازمانی فقط باید ازیک رئیس دستورمیگیرد.
14- واحدسازمانی:- یک جز یایک قسمت ازکل سازمان که براساس طبقه بندی وتقسیم کار قسمتی ازوظایف سازمان رابه عهده دارد واصطلاحاً واحد سازمانی نامیده میشود. البته این واژه مفهوم عام دارد که بجای امور، اداره کل، اداره، شعبه، دفتروغیره بکارمیرود.
15- پست سازمانی:- کوچکترین جزازتقسیم کار دریک واحد سازمانی که انجام آن به عهدۀ یک شخص واگذارمیگردد پست سازمانی نامیده میشود، ممکن است حجم کوچکترین جزء ازتقسیم کاربه اندازه ای نباشد که احتیاج به کار مستمریک نفرداشته باشد، دراینصورت چند کارمشابه وکم حجم دیگر نیز به آن اضافه وانجام آن به عهده یک پست سازمانی گذاشته میشود ویا برعکس ممکن است حجم کوچکترین جز از تقسیم کار به بیش از یک نفرنیاز داشته باشد که دراین صورت برای انجام َآن کارچند پست سازمانی مشابه منظور میگردد. درمورد مشاغل سرپرستی تخصص پست سازمانی باتوجه به تعداد افراد تحت سرپرستی (حیطه نظارت)، نوع کاروعوامل مختلف دیگر تعین میگردد.
16- نمودارسازمانی:- سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نمودارمشخص میگردد، که همه واحد های تابعه رانشان میدهد وهم خطوط ارتباطات ومسئولیت را تعبیر مینماید.
ازآنجائیکه وظایف وطبقه بندی سطوح مدیریت توسط نمودار سازمانی تشخیص میشود نمودارسازمانی را سازماندهی نیز مینامند.
نمودارسازماندهی، نقشه ای است که پست ها و روابط درون ساختاری سازمانی راترسیم میکند، نمودارمحل پست ها، واحدها ووظیفه هارا درسازمان نشان میدهد. درنمودار، یک مستطیل، نماینده یک پست سازمانی وخطوط پیوسته وبدون انقطاع نماینده ارتباط رسمی گذارش دهی وگذارش گیری بین دوپست است. دراین نمودارها نشان داده میشود که مدیریت عالی دربالاترین قسمت سازمان است وپست های پائین تردرانتهای نمودارگسترش یافته اند به طورمشخص هر نمودار سازمانی شکل هرمی دارد که افراد بالای هرم، مسئولیت واختیار بیشتری نسبت به افراد پائین هرم دارند.
ازنظر تاریخی گفته میشود که ساختارهرمی سازمان، احتمالاً ازساختارفرماندهی ارتش اقتباس شده است. دردنیای غرب، ساختارمذهب نیز سلسله مراتبی است وبا اختیاریکه ازبالا جاری میشود.
هرسازمان ازسه قسمت اساسی که عبارت اند از:پست ها، مقام ها ومشاغل سازمانی تشکیل گردیده است.
پست:- عبارت اند از، مجموعه وظایف که درخور استعداد وتوان یک فرد شاغل باشد ودرداخل تشکیلات سازمانی آن پست بوجود آمده باشد.
مقام:- عبارت اند از، مجموعه اختیارات اجرائی که برای انجام وظایف یک پست به یک فرد شاغل واگذار میشود، مقام تابعی ازویژگی ها ومشخصات شغل است بدین معنی هرقدر که وظایف سنگین ترباشد اختیارات هم به همان نسبت زیادتر میشود وازطرف امکان دارد که مقام های سازمانی تمام وقت ویا پارۀ وقت ویاثابت ویامؤقت باشد.
شغل:- عبارت اند از، مقام های همگانی ومتشابهی که دریک رشته خاص علمی وعملی قرارگرفته باشند.

مبانی سازمانی:
برای سازماندهی، مبانی مختلف وجود دارد وانتخاب نوع ساخت ومبانی آن باید باتوجه به عوامل مختلف چون نوع فعالیت سازمان، محیط سازمان، وخطومش های کل آن صورت پذیرد ساختهای مختلف سازمانی هریک واجد خصوصیات بوده ودارای مزایا ومحدودیتهای میباشند. طرح سازمانی درانتخاب ساخت مناسب باید شرایط وموقعیت های گوناگون را باتوجه به این مزایا ومحدودیت ها درنظر داشته باشد. یکی ازرایج ترین مبانی سازماندهی، سازمان برمبنای وظیفه یاهدف میباشد که درانواع دیگر نیز غالباً به نحوی از آن استفاده میشود انواع دیگر مبانی سازمانی عبارت اند از سازمان برمبنای نوع تولید یاعملیات ،سازمان برمبنائی منطقه عملیات وسازمان بر مبنائی ارباب رجوع یا مشتری.
سازمان برمبنای وظیفه (هدف): درسازمان برمبنای وظیفه واحد های برحسب وظیفه تقسیم شده وهریک وظیفه غیر مشابه با دیگری را انجام میدهد. برای سازماندهی براین بنأ باید وظیفه کلی وهدف اصلی سازمان به وظایف جزئی تر تقسیم شود واین تقسیم بندی تاحدی که معقول باشد ادامه یابد. به عنوان مثال اگر بخواهیم سازمانی برمبنای وظیفه برای یک واحد کوچک تولیدی را درنظر بگیریم باید افراد که وظایف معین را اجرا میکنند درشعبات جداگانه تقسیم گردند. چنانچه سازمانی برحسب هدف تشکیل شود درقدم اول بازده دستگاه مورد نظر توجه قرارمیگیرد بازده یا به صورت خدمت است ویا بشکل کالا، به هرصورت کلیه فعالیت های مشابه یا غیرمشابهی که برای انجام خدمت یا تولید کالای معین لازم است دسته بندی شده ودریک واحد سازمانی قرارمیگیرد.


چنانچه درشکل بالا ملاحظه میشود کلیه فعالیتهای مربوط به هر وظیفه (خدمت)، اصلی دریک واحد سازمانی زیر نظر مستقیم سیاست سازمان متمرکز شده هریک از واحد های سازمانی فوق برای پیشبرد هدف خود از کلیه وسایل وامکانات لازم وخود کفایی نسبی برخورداراست.
مثلاً واحد حمل ونقل هوائی درداخل وزیرنظرخود امورمانند ساختمان، تدارکات، برنامه ریزی وغیره را مستقلانه انجام بدهند ویا اینکه کالاهای متنوع ومتعد تولید کنند، بعید است زیرا موجب تسهیل هماهنگ کردن جمعی فعالیت های مقداری میشود که برای اجرائی هریک از هدف ها ضرورت دارد.
سازمان برمبنائی نوع تولید « عملیاتی»:- درسازمان برمبنائی تولید واحدها براساس تولیدات بانوع خدمت سازمان تقسیم میشوند به عنوان مثال سازمانی که دارای سه نوع تولید اصلی آب گرم کن، بخاری ویخچال میباشد دارای شکل که درذیل نشان داده خواهد شد میباشد.
ناگفته نباید گذاشت که سازمان برمبنائی پروژه با برنامه هریک نوع سازمان برمبنائی نوع عملیات بشمار میآید که دوره عمر محدودی دارد.

سازمان برمبنای ارباب رجوع یا مشتری:- سازمان برمبنائی ارباب رجوع واحد ها به گونه تقسیم میشوند که هرکدام پاسخگوی گروه متفاوتی ازارباب رجوع یا مشتری سازمان باشد. گروهای مختلف مشتریان سازمان ممکن است نیاز به خدمات متفاوت ، کالای مختلف، شیوه های گوناگون فروش داشته باشند وهرگاه پاسخگوی به این نیاز متفاوت منظور سازمان باشد ساخت سازمانی برمبنای ارباب رجوع مفید واقع میشود به عنوان مثال یک موسسه تجارتی که دارای دودسته مشتری شامل واحد های دولتی وواحدهای بخش خصوصی است که هرکدام به شیوه متفاوت خرید میکنند ، پول میپردازند وکالاهای متفاوتی را نیازدارند میتوانند واحد های فروش خود را براساس این دوگروه مشتری تقسیم کنند.



سازمان برمبنائی منطقه عملیات:- سازمان بر مبنائی منطقه عملیات اساس تقسیم بندی های سازمان قرار گیرد سازمان برمبنائی منطقه عملیات حاصل میشود. زمانیکه شرایط ایجاب کند که ازنیاز منطقه به خوبی آگاه بود وسازمان خود را برای رفع آن تجهیز کنیم سازمان منطقه ای بسیارمقیدی میباشد نمونه که درذیل ترسیم گردیده سازمان برمبنائی منطقه یک موسسۀ توزیعی را نشان میدهد که درنقاط مختلف شهر شعباتی دارد تا بتواند کاری دریافت وتحویل را بخوبی انجام دهد


ج: کنترول یا نظارت
کنترول فعالیت است که بایدها را با هست ها، مطلوب ها را باموجود ها و پیشبینی ها را باعملکردها مقایسه کرده وتصویر واضیح از اختلاف یا متشابه، بین این دو گروه ازعوامل دراختیار مدیرومسئول مربوط قرار میدهند.
کنترول فراگرد مقایسه عملکرد واقعی بامعیارها درانجام هر عمل اصلاحی لازم میباشد. هدف ازبرقراری نظارت وکنترول اطمینان یابی از عملکرد درست مطابق باطرحها است. درمواقع که عملکرد رضایتبخش نباشد اقدامات اصلاحی میتواند صورت پذیرد. بطورمثال درمدتی که هزینه یک شرکت برای تولید یک محصول بیشتر ازمبلغ طرح ریزی شده باشد مدیریت باید ابزاری را برای تشخیص مسئله وانجام اقدام مناسب برای تصحیح وضیت دراختیار داشته باشد. کنترولها همچنین میتوانند درجبنه های مثبت نیز بکار گرفته شوند.۱
مفهوم واهمیت کنترول:- یکی ازوظایف اساسی مدیر که باسائیر وظایف اودرارتباط است، کنترول میباشد که ازطریق آن میتوان ازمنابع وفعالیت های اعضأ سازمان، حد اکثر کارائی واثربخش را درجهت نیل به اهداف سازمان به دست آورد فقط با کنترول است که برنامه ریز به صحت پیشبینی خود پی خواهد برد. به همین دلیل است که باید این نظررا پذیرفت که هیچ برنامه ای بدون کنترول بدرستی اجرا نمیشود کنترول نیز بدون وجود برنامه مفهوم ومعنی پیدا نمیکند، بنابراین کنترول درموسسات تجارتی ودیگرسازمانها، نقش پویا ایفا میکند پویای نقش کنترول از آن جهت است که بر اساس آن میتوان به اصلاح انحرافات مطابق عملکرد ها با اهداف مطلوب سازمانی پرداخت:
بنابراین میتوان گفت درفرایند مدیریت، کنترول علاوه برارتباط مباحصه عناصر مدیریت، رابطه ویژه ای بابرنامه ریزی دارد.

چنانچه درنمودار فوق نشان داده شده است، هنگامی که سیستم درجهت هدفهای خاص تعین شده به حرکت درمیآید ممکن است وقایعی اتفاق افتد که به دورکردن سیستم ازهدف خود منجرشود، اما کنترول با اقدامات اصلاحی، تنظیم سیستم را به عهده میگیرد.
تعریف کنترول:- کنترول را به گونه های مختلف تعریف کرده اند، کنترول فرایندی است که مدیر ازطریق آن مطابق عملیات انجام شده را بافعالیت های برنامه ریزی شده میسنجد.
ویا کنترول، تلاش منظم است درجهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخود دراطلاعات به مقایسه اجزا واقعی با استاندرد های ازپیش تعین شده وسرانجام تعین انحرافات احتمالی وسنجش ارزش آنها باروند اجرای که دربرگیرنده حد اکثر کارائی است.۱
فرایند کنترول:
کنترول را میتوان طی چهار مرحله انجام داد:
 مرحله اول:- تعین معیار (استاندارد)، یا ضابطه برای کنترول.
 مرحله دوم:- سنجش عملکرد دربرابر معیارها (استاندارد).
 مرحله چهارم:- اقدامات اصلاحی.

مرحله اول: تعین استاندارد یاضابطه:- تعین استاندارد یا ضابطه برای کنترول نیازاولیه برنامه ریزی است که خود مستلزم شناخت هدفهای سازمانی میباشد. درحقیقت تفسیرهدف های سازمان درقالب بازده دقیق وقابل اندازه گیری را تعین استاندرد مینامند. این مرحله همه مفاهیم سازمانی مانند برنامه ریزی، استراتژی، تعین خط مش، روشها رویه ها وبودجه بندی را دربرمیگیرد.
استانداردها انواع واقسام مختلف دارند:
– استاندارد های کمی:- مانند استاندارد های هزینه درآمد، سرمایه، برنامه…
– استاندارد های کیفی:- برکیفیت تولیدات یا خدمات نظردارد. ومطلوبیت آنها را تعین میکند.
– استاندارد های مختلط:- ترکیبی از استاندارد های کمی وکیفی است وبه وسیله آن میتوان خدمات یا تولیدات مورد نظر را ازجنبه های کمی وکیفی مورد بررسی وکنترول قرار داد، برای مثال اگر نظارت دریک واحد ماشین نویسی مطرح باشد تعداد نامه که هرماشین نویس درعرض روزباید ماشین کند یک ضابطه کمی است ومیزان دقت وصحت درماشین کردن نامه ها، استاندارد کیفی است ودرمجموع یک ضابطه ترکیبی به دست میآید که باآن به راحتی میتوان کارماشین نویس را کنترول کرد.
مرحله دوم: مقایسه نتایج عملیات باهدفهای واستاندردها:- اولین مرحله نظارت کنترول عبارت است از مقایسه نتایج عملیات انجام شده با هدفها واستاندارد ها ی که از قبل تعین شده است. به طور کلی مقایسه، بیشتر درجنبه های کمی ، مثل درآمد هزینه ومانند آن به کارمیرود.
شیوه های اساسی مقایسه عبارتند از:-
1- روش نمونه گیری:- زمانیکه تولید زیاد باشد ونتوانیم تمام محصول یاخدمت را برسی کنیم طبق روش استقرأ یا انتخاب تعدادی از آنها ومقایسه آنها با استانداردها، برانجام کارنظارت میکنیم.
2- روش مشاهده وبحث غیر رسمی:- مشاهده کارکارکنان درزمان انجام آن، نوع روش اندازه گیری عملکرد ازطریق غیر کمی است که میتواند به صورت مستقیم وغیر مستقیم انجام گیرد، همچنین ازطریق گفتگوهای غیر رسمی باکارکنان میتوان برکار آنان نظارت داشت.
3- روش پیشگوی:- پیشگوی اغلب به عنوان سیستم اندازه گیری نتایج احتمالی به کارمیرود، مزیت عمده این سیستم توجه به چیزی است که احتمال وقوع آن میرود وبه این صورت اقدامات پیشگیری امکان مییابد.
4- روش گزارشها:- گزارش های کتبی، به تنهائی باهمرا با توضیح شفاهی میتواند به عنوان سیستم اندازه گیری عملکرد به کار رود. البته این روش به تنهائی کافی نیست مگر اینکه باسائیر روشها بویژه مشاهده وبحث های غیر رسمی همرا میباشد.
مرحله سوم: تشخیص انحرافات وتحلیل علل آنها:- مقایسه نتایج عملیات با استاندارد به تشخیص انحرافات منجر میشود. برای این مقصود مدیر کنترول باید به نقاط استثنایی توجه نماید. اندازه گیری نتایج درنقاط استراتژیک کاربرد اصل استثنا را نشان میدهد که منظور از آن توجه دادن مدیر به مواردی است که ازاستاندارد انحراف پیدا کرده اند. بنا برآن مدیر ممکن است از زیر دستان بخواهد که فقط انحرافات مهم را به اوگذارش دهند. همچنین مدیر باید درمقابل نقاط استراتژیک «ناحیه بی اهمیت»، را بیابد چون ممکن است در نقاط انحراف روی دهد اما اهمیت چندانی برای انجام اقدامات اصلاحی نداشته باشد. بنابراین «ناحیه بی اهمیت»، باید باحدودی ازدستندارد تعین شود. درکنترول کیفیت استاندارد این حدود معمولاً (1 + )، تعین مینمایند.
جنبه دیگر، تشخیص انحرافات وبرسی علل آنها ست . این بررسی برای کنترول همه جانبه ای مانند محل محصول وبازگشت سرمایه، حجم کل فروش وغیره مهم است. بنابراین، ضمن تشخیص عوامل بحرانی که موجب انحرافات درعملیات است باید به بررسی علل انحرافات درنقطه ای که اقدامات اصلاحی تمرکز یافته بپردازیم.
مرحله چهارم: اقدامات اصلاحی:- اگر نتیجه عملیات از استاندارد ها پاین تر باشد ، تنظیم واجرای برنامه های اصلاحی ضرورت میابد، البته ممکن است شامل مواردی نظر تعویض اساس وماشین ها بیلانس برای عرضه بهتر محصولات افزایش کیفیت بالا واریه خدمات مطلوبترگردد.
گاهی درجریان انجام اقدامهای اصلاحی فقط تغیر جزی دریک قسمت ازعملیات ضرورت میابد.۱
انواع کنترول:
کنترول به سه نوع طبقه بندی گردیده است.
1- کنترول پیشگیر(آینده نگر)
2- کنترول زمان وقوع (همزمان).
3- کنترول نهائی (گذشته نگر).
1- کنترول پیشگیر(آینده نگر):- این نوع کنترول کنترول است که بااستفاده از داده ها کنترول را تحقق میبخشد وقبل از آنکه عمل واقع شود ونتیجه ای حاصل شود طرق اصلاح آنرا ارایه میدهد به عبارت دیگر این نوع کنترول موانع ومشکلات را قبل از وقوع پیشبینی کرده وانجام اصلاحات را ممکن میسازد وهدف آن کاهش اشتباهات وبه حد اقل رسانیدن اقدامات اصلاحی است ومطلوبترین نوع کنترول است، اما مستلزم کسب اطلاعات به موقع ودقیق است که توسعه آن را با دشواری روبه روی کند به این ترتیب کنترول آینده نگر به صورت نظامی که قبل ازوقوع اشتباهات به جلوگیری از آنها میپردازند مقیدی برای مدیریت بشمار میآید، کنترول پیش گیرقبل ازاینکه به گذشته متکی باشد آینده نگراست وبه کمک این کنترول قبل ازآنکه عملیات اجرا شود ونتایج حاصل گردد ونقاط ضعیف وقوی شناسائی گردد اقدامات اصلاحی امکان پذیر میگردد.
2- کنترول زمان وقوع (همزمان):- درکنترول زمان وقوع که این نوع کنترول همزمان باانجام فعالیت اجرا میشود وازطریق آن، مشکلات، پیش ازآن که پرهزینه شوند حل میشود وتوسط سرپرست انجام میگیرد، کنترول زمان وقوع اطلاعات زمان حال را ملاک عمل قرارمیدهد.
ماشین های الکترونیکی وکامپیوتر درعصر حاضر امکان دسترسن سریع براطلاعات را فراهم آورده اند. به طوریکه میتوان اطلاعات مربوط به عملیات یک پروژه را درهمان لحظاتی که عملیات واقع میشود دریافت داشت این اطلاعات را اصطلاحاً اطلاعات زمان وقوع نامیده وکنترول را که اساس این نوع اطلاعات میباشد کنترول زمان وقوع نام نهاده اند به عنوان مثال اطلاعات پروژه هواپیما وذخیره جا به وسیله کامپیوتر نوعی اطلاعات زمان وقوع میباشد. به طوری که هرزمان که یک تکیت فروخته میشود، بلافاصله دراطلاعات منعکس شده وآن را تصحیح میکند. حساسیت برخی از برنامه ها ایجا ب میکند تا ازاین نوع کنترول استفاده کرده وتصمیمات به موقع وسریع اتخاذ کند.۱
3- کنترول نهائی (گذشته نگر):- نظارت وکنترول گذشته نگروابسته به بازخوراست، کنترول است که پس ازهر اقدامی به عمل میآید. نقطه ضعف آن دراینجا است که مدیر هنگامی اطلاعاتی از مسائیل موجود به دست میآورد که اشکال به وجود آمده وبه سازمان صدمه وارد کرده است. امتیاز این کنترول نسبت به آینده نگروهم زمان آن است که اطلاعات به دست آمده واقعی ومقایسه عملکرد واستاندارد را به خوبی نشان میدهد که میتواند موجب پاداش یا تنبه شود.۱




ویژگیهای کنترول مؤثر:
اصولاً سیستمهای کنترول باید باتوجه به شرایط ومقتضیات سازمان طراحی شده ودرهرمورد ویژگیهای مربوط به آن را دارا باشد اما برای کنترول مؤثر میتوان به یک سلسله خصوصیات عمومی اشاره کرد که تقریباً درتمام موارد قابل عمل میباشند:
1- کنترول ها باید متناسب بابرنامه وفعالیت ها تنظیم شوند. کنترول اعمال شده دریک برنامۀ تولیدی متفاوت با کنترول یک برنامۀ خدماتی است.
همچنین کنترول هایکه یک مدیر مالی اعمال میکند با کنترول هایکه یک سرپرست کارگاه بکار میبرد متفاوت میباشد.
2- کنترول باید درنکات حساس وکلیدی انجام شوند.
3- دراعمال کنترول نباید افراط وتفریط شود.
4- اطلاعات مورد استفاده درکنترول باید دقیق، صحیح وبه روز درآورده باشند.
اطلاعات نادرست نتایج حاصل از کنترول را گمراه کننده خواهد ساخت.
5- سیستم کنترول باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات ونتایج کنترول را سریع وبه موقع دراختیارمسئولان مربوطه قراردهد تا انجام اقدامات اصلاحی قبل از فوت وقت امکان پذیرباشد.
6- کنترول باید جامعیت داشته باشد وتمام عملیات دربرنامه را مورد ارزیابی قراردهد.
7- کنترول باید عینیت داشته باشد وبراساس ذهنیات ونظریات شخصی استوارنباشد.
8- کنترول باید اقتصادی باشد وهزینه آن بیشتر از نتایج آن نباشد.
9- کنترول باید واقع بینانه باشد، ودر کنترول باید به واقعیات وامکانات موجود توجه شود.
10- سیستم کنترول باید انعطاف لازم را داشته باشد. سیستم کنترول باید به گونه طراحی شود تا بتواند خود را با تغیرات محیط هماهنگ سازد. به فرض دربودجه برمبنا صفر میتوان درسطوح مختلف اعتباری عملیات را مورد کنترول قرار دارد.
11- کنترول باید وسیله اصلاح باشد نه تنبه ومجازات. هدف سیستم کنترول اصلاح عملیات وجلوگیری ازانحرافات است.
12- سیستم کنترول باید با روحیات کارکنان وفرهنگ وجؤ سازمان مناسب وهماهنگ باشد. دریک سازمان تحقیقاتی کنترول های بالاسری چندان موثر نباشند.
13- سیستم کنترول باید برکمیات وکیفیات به طور متناسب تاکید داشته باشد.
14- کنترول نباید فقط برنقاط ضعف تاکید ورزد. برخی افراد میاندیشند که کنترول عرفاً به دنبال یافتن نقاط ضعف میباشد. درحالیکه همان طورکه از تعریف کنترول استنباط میشود کنترول نوعی مقایسه بوده ودرمقام مقایسه میتوان نقاط قوت را نیز شناخت. بنابراین درکنترول باید نقاط ضعف وقوت هردوشناسایی شده ومورد توجه قرارگیرد توجه صرف به نقاط ضعیف افراد را نسبت به آن بدبین خواهد ساخت.
15- سیستم کنترول باید دقیقاً معین میسازد که نتایج کنترول دراختیارچه کسانی قرار گیرد. در کنترول افراد گاهی لازم نیست که نتایج کنترول برای عموم اعلام شود فرد مورد کنترول وسرپرست مستقیم او ازکسانی هستند که دراین حالت محقق هستند ازنتایج کنترول آگاه شوند.
16- کسانی که برای کنترول گماشته میشوند باید واجد صلاحیت اخلاقی وتخصصی بوده ومورد قبول اکثرکسانی باشند که آنها را کنترول مینمایند.۱