ماهیت ومفهوم مدیریت
جهان امروزتحولات سریع را درتمام ابعادش شاهد است. پیشرفت های قابل ملاحظه را میتوان به چشم سرمشاهده کرد که ناشی ازدست آورد های انسانی است که دربخش های مختلف میتوان احساس کرد، حال سوال می آید که آیا این ترقیات وپیشرفت ها خود به خود بوجود آمده است یاخیر؟ ویا کسانی بودند که عامل این پیشرفت ها درجامعه بشری گردیده اند، بناءً هررشته علوم چه تجارت، صنعت، زارعت، سیاست وغیره اگردرست رهبری نگردد انجام آن منفی خواهد بود. بناءً میتوان گفت که یکی ازمهمترین فعالیت ها درزندگی اجتماعی امروزبشر مدیریت میباشد. درعصرحاضر به مدد این فعالیت است که ماموریتها واهداف سازمانها تحقق میابند ازمنابع وامکانات موجود بهره برداری می شود وتوانائی واستعداد انسانها از قوه به فعل درمی آید.
مدیریت که درمفهوم (هدایت کردن است)، امروزبطوریک تخصص جلوه گر شده وازفلسفه، روش وفن خاص برخورداراست. بطورکه اعمال آن مستلزم آماده گی های قبلی مدیراست. پس ازانکه تکمیل دایمی معلومات فرد مدیردرجهت انطباق آموخته ها برای هدایت سازمان یا میحط که درسایه پیشرفت های انسانی وتکنولوژی دایم التغیرات است، آنرا بهبود می بخشد.
مدیریت درمفهوم دیگرعبارت ازایجاد توازن بین منابع وفعالیت های مختلف درحال وآینده دریک سازمان، بدین گونه که این توازن بین نیروهای انسانی لازم ودربخش های مختلف کاری به منابع مادی وسایر امکانات که یک موسسه، برای رفع نیازهای خود گسترش تولید وتوزیع ومصرف بران نیازدارد بعمل می آید.
بر آورد نقطه نظرهای مذکور، با اعمال مدیریت درتمام سطوع یک سازمان با ارزش داشتن تمام سطوح فعالیت های آن سازمان رابطه دارد تا به این وسیله همسانی های لازم به عمل آمده توزیع مصرف بدان نیاز دارد، بعمل آید.
بسیاری ازصاحبنظران عقیده براین است علت موفقیت و شکست نهادها تفاوت درمدیریت آنها میباشد به عقیده پیتردراکر«عضوحیات بخش هرسازمان مدیریت آن میباشد.» به گفته ارسطو مدیردرتمام زمینه ها اجتماعی، اقتصادی وفرهنگی ونظایرآن حضور دارد، ازیک خانواده چند نفری تایک کشوریک ملیارد نفری، چرا که دریک خانواده بزرگ خانواده را درحکم «مدیر یا سرپرست» آن خانواده می دانند. زیرا اوست که میتواند امورخانواده را بین همسر، پسران ودختران خود تقسیم کند وبنابردانش وتجربیات واستعداد های آنان مسئولیت هرکاری را به یک ازآنان واگزارکند تا محیطی به وجود آید که مملو از صممیت وسرشار از محبت باشد ودقیقاً به همین سبب است که افراد بسیاری از خانواده ها حتی پسران ودختران خردسال آنها راهم می بینم که دارای آداب، اهل فضل ،دانش واداب اجتماعی برخودار هستند اما درمقیاس آنها خانواده ها دیگر دیده می شود که 180درجه باخانواده نخست تفاوت دارد زیرا خانواده نخست از مدیریت درست برخوردار بود اما درخانواده دیگر مدیریت به معنی واقعی کلمه وجود نداشته است تابتواند آنها را افراد کاردان ،کار کشته وفعال ، افراد موَدب وتربیت شده وخوش زبان افرادی که دست کم بتواند روی پای خود باسیتند تحویل جامعه دهد.
آن روی تصویرهم. مدیریت های بسیار پرتوان وکارسازی را میبینم که اجتماعات ملت ها واقوام باکشور های یک ملیارد نفری را اداره می کنند.1
تعریف مدیریت:- مدیرین یک موضوع جدیداست در عصرامروزبا بودن یک موضوع جدید جلب توجه اقتصادانان جامعه شناسان فیلسوف ها ورانشناسان وامثال شان نموده است.به گونه مثال اقتصادان مدیریت را منحیث یک اصل تولید تعریف مینمایند .جامعه شناسان مدیریت منحث یک محروه مشمارند واشخاصیکه مدیریت را درعمل پیاده مینمایند مدیریت را منحیث یک مرحله میشمارند.
مدیریت از نظر لغت یعنی «اداره کردن»و«مدیر»اسم فاعل ازمصدراداره به معنی «اداره کننده»است.اداره از ریشه«دور»گرفته شده که مصدر آن «دوران» به معنئ «گردیدن»است پس «مدیر»بمعنی«گرداننده»و«مدیریت»به معنی گرداندن یک زمان درجهت هدف خو یش می باشد.
با توجه به اینکه مدیریت به عنوان یک رشته علمی و تخصصی بیش از 90 سال دارای سابقه است درمدیریت تعریف های گوناگون ارائه گردیده است بااذعان به تعربف مدیریت ملاحظه می شود برخی مدیریت رابر حسب «نوع وظایفی که انجام میدهند»تعریف کرده و بعضی دیگر«فرایند کارکردن باافرادوبرخی دیگر هم « هماهنگی»وهمچنین«تصمیم گیری »رادرمحورتعریف خود لحاظ کردند.دراینجا ابتدا برخی از تعریف های مهم را نقل میکنم .
- مدیریت یک دیدگاه بسوی انجام یافتن کارها میباشد ووظیفه اش بر محورپلان کارهای عملیاتی میچرخد.
(ای،ایف،ایل ایچ). - انجام کاراز طریق دیگران
(ویلیم چک) - مدیریت یعنی کنترول عناصر مسول وزیر دست بطوریکه تلاش های آنان درتخصص اهداف دستگاه«تشکیلات»هماهنگ شود.
(آرتاننبوم) - هماهنگ همه منابع وامکانات از طریق فرایند های برنامه ریزی، سازندهی، هدایت وکنترول به طوری که اهداف تعین شده تحقق یابد.
(سیمول) - مدیریت فرایند به کار گیری موثر وکارآمد منابع مادی وانسانی دستیابی به هداف سازمانی بر اساس نظام ارزشی موردقبول صورت میگیرد.
تعریف مذکور پنچ قضیه اساسی ذیل را که زیر بنای مفاهم کلی نظری وعملی (فنی) مدیریت است دربردارد.
1- مدیریت یک فراینداست.
2- مفهوم نهفته مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
3- مدیریت موثر، تصمیمهای مناسبی می گیرد وبه نتایج مطلوبی دست میابد.
4- مدیریت کارا به تخصیص ومصرف مدبرانه منابع می گویند.
5- مدیریت بر فعالیتهای هدفدارتمرکز دارد.
(کارلبسل)
مدیریت علم است یاهنر؟
بخش از دانش مدیریت رامی توان از طریق آموزش فراگرفت وبخش دیگررا ضمن کاربایدآموخت ودرواقع بخش را که باآموزش فراگرفته میشود علم مدیریت وبخش راکه موجب به کار بستن انداوخته ها درشرایط گونا گون میشود هنرمدیریت می نامند، به دیگر سخن علم دانستن است وهنر توانستن از انجا یکه مدیریت باعوامل همچون پول مواد، محصولات، خدمات وکارکنان که پیوسته درتغیرند سروکاردارد پیشبینی درباره آنها دشوار وانطباق آنها بمعیار های علمی مشکل است. بااین همه همواره شاهدتلاش مستمر صاحب نظران درجهت علمی کردن مدیریت هستیم.1
تاریخچه مدیریت:
آن سحرگاشفاف ونورانی که یکی از ادمیان لخت وبرهنه اولیه در کوهای سربه فلک کشیده تبت، اولین «سیاه چال کوهی »رادریافت وآن رامامن محکم واستواری برای حفظ وحراست خود ،همجناسان وهمنوعان خود قرار داد وبرای رهای از شکنجه ها وترس ووحشت های ناخواسته ولی همیشگی دوستان وخوشان را گردآورد وباتوجه به بنیه های فزیکی انها هر یک رابه کاری گماشت ومسولیت انجام ان را به وی سپرد بدون آنکه بداند نخستین«پله مدیریت» را بنیان گذاشت. راترقی وپیشرفت راه فکر اندیشه وسازندگی وراه ابتکار وخلاقیت وافریدن را به برابر بشر آن روز وقرن های بعد از آن به تصویر کشید.
عمل مدیریت به قدمت تاریخ بشری است. اداره کرد وهماهنگ سازی منابع انسانی ومادی تقریبا از ابتدای تاریخ مورد توجه انسان بوده است، انسانها برای تحقق هدفهای مشترک ، ابتدا درخانواده ها ، بعد درقبائل وسایر واحدهای اجتماعی وسیاسی به یکدیگر پیوستند. بنابراین از زمان که انسان به اهمیت همکاری پی بردو برای نیل به هدفها مشترکابادیگران به اشتراک مساعی پرداخت تازمانیکه مدیریت به عنوان وسیله نیل به این هدف های شناخته شدمدت زمان درازی طول کشید ولی وقتیکه نیاز به مدیریت محسوس شد به سرعت رونق وتوسعه یافت باوجود این مدیریت به عنوان رشته علمی تاریخ نسبتاً کوتاهی دارد. تقریباً از اوائل قرن بیستم به تدریج، مدیریت به عنوان یک رشته دانشگاهی درآمده است. بسیاری از مفاهم که امروز درمدیریت رایج است حاصل کوشش های اخیر است.
مردم باستان ، اهرام ، معابدوکشنی ها ساخته و نظامهای حکومتی بنیادنهادند کشاورزی وتجارت را توسعه دادند به امورجنگ ودفاع پرداختند ودرهمه این موارد موفقیتها وپیشرفت های اجتماعی، از طریق استفاده وفنون مدیریت حاصل امد . میان سومریها،مصریان، چینی ها وایرانیان باستان مدیریت رایج بوده است ودرآثار کتبی باقی مانده از آنان به مفاهیم مدیریت از قبل برنامه ریزی، تنظیم سرمایه ،کنترول ورهبری اشاره شده است. ولی این جوامع هیچ کوشش برای جمع آوری وترکیب دانش عملی مدیریت به عمل نیاوردند. دانش عملی از نسلی به نسلی منتقل میگرید یاضمن تجربه اموخته میشد. شواهد موجود نشان میدهد که مصریان درهزارسال قبل از میلاد عدم تمرکز زا به کار می بستند واز اسناد مشورتی استفاده می کردند وجود اهرام دلالت می کند که دراحداث آنها از برنامه های رسمی ، سازماندهی ، اجرای وکنترول استفاده کرده اند ساختن این اهرام با این عظمت تقریباً معادل اداره کردن سازمانهای که بخ اندازه سه برابر عظمترین شرکت کنونی درسطع جهانی است. درکتاب عهد عتیق از سازماندهی وتظیم کارباتمام جزیات آن یادشده است. سازمانهای نظامی وارتش ها به پیشرفت مدیریت کمک فراوان کرده اند بسیاری از اصول واقدامات مدیریت از سازمانهای نظامی سر چشمه گرفته است هیچ سازمانی به جز سازمانهای دینی ومذهبی به اندزه سازمان های نظامی با گروهای بزرگ انسانی سروکار نداشته است ، اقدامات نسبتا پیشرفته مدیریت دردوره امپراتوریهای روم ویونان پدید آمدند . آنها سازمانهای برای امورسیاسی، بازآرگانی ونظامی تاسیس کردند، درنوشته های فلاسفه یونان از جمله افلاطون، ارسطووگزنفون نکاتی درباره مدیریت میتوان یافت آنها اصول منطق، اقتصاد، حکومت، وعلم را پایه گذاری کردند امپراطوری های روم وایران مستلزم کار بردومفاهم مدیریت بود موفقیت انها درقلمروسع امپراطوریهای خود حاکی از نبوغ آنها درسازماندهی است نظامهای فیودالی درقرون وسطی سازمانهای نامتمرکز حکومتی راپدید آوردند که درمقایسه بانظامهای متمرکز روم ویونان تجربه های جدید بودند مسائل مربوط به مدیریت سازمانهای نامتمرکز ، ازجمله تقویض اختیاز ،تصیم گیری وی پاسخگوی ومسولیت دراین نظامها رخ نمودند تجارب آنان درمدیریت به دلیل فقدان مدارک کتبی به دست مانرسیده است از این دوره از ماکیاولی رساله تحت عنوان شهریار درباب استفاده مناسب از قدرت برجای مانده است باقول نظاممهای فیودالی، تمرکز مجدد از طریق نظامها سوداگری احیاشود بالاخره انقلاب صنعتی فراه رسید، باپیدائی نظام کار خانهای وتولید انبوه نیاز به عقلانی کردن مدیریت پدیدامد پیامدهای انقلاب صنعتی یعنی رونق اقتصادی پیشرفت های صنعتی وفنی وتحولات سیاسی ازریابی مدیریت سارمانها ها وضرورت کار برد تفکر علمی درحل مسائل انهارامطرح ساخت بنابرین هرچند که استفاده عملی از مدیریت درسراسر تاریخ وجود داشته ولیمطالعات واندیشه علمی مربوط به ان 200سال سابقه دارد که مهمتری بخش ان در100سال اخیر پدید آمده است . مطالعات که تحت عنوان مکتب ها ونظریه های مدیریت طبقه بندی شده اند.
تالیفات درزمینه مدیریت ، راجع به موضوعات متنوع ، به وسیله نوسندگان صورت گرفته است. نوسندگان اولیه دست ادرکاران زبده مدیریت بودند که ضمن توصیف تجارب عملی خود آنها را بصورت اصول تعمیم دادند آنان ملاحظات عملی رامد نظرقرار داده بانوشته های خود کوشیدن دیگرکارورزان مدیریت رادرتجارب موفق خود سهم سازند. درمقابل افراد دیگری بودند که صرفاً باملاحظات علمی به مدیریت توجه داشتند، قصد ونیت اینان مطالعه عینی حقایق مربوط به مدیریت سازمانها وتوضیح وتبین آنها بود بین این دوگروه عمل گراوعلم گرا افراد دیگری بودندکه مطالعات وتحقیقات آنان به دانش مدیریت کمک فراوان کرده است درمیان آنان افراداز عرسه ها ورشته های مهندسی، جامعه شناسی ، روان شناسی، مردم شناسی ،اقتصاد، حقوق ، حسابداری ، علوم سیاسی، ریاضیات وفسلفه دیده میشود، ، افکار واندیشه های که صاحبنظران رشته های مختلف قلمرو مدیریت واردکرده اندموجب شدکه درطبقه بندی اندیشها ونظریهای مدیریت دیدگاهای گوناگون تشخیص داده شود.
مدیریت علمی: نهضتی که درتاریخ تحویل اندیشه های مدیریت به مدیریت علمی معروف است دراوایل قرن بیستم پدیدآمد، بنیانگذاران آن کارورزان یادانشمندان بودند که درموسسات صنعتی ودولتی کارمگیرند ومهمترین مسله مورد توجه آنان درمدیریت، کارایی بود یعنی بالابردن سطح تولیدوپیشینه سازی بازده ، آنها کوشش کردند که مسائل سطح عملیات وتولید را با توسل به روشهای مظم علمی حل کننددرنتیجه درزمینه های طراحی ماشین الات، روش های انجام کار، گردش کار ونظائرآن دانش وفنون مدیریت را توسعه دادند.
بنیان گذاران این نهضت فردریک تیلور (1915-1856) درابتدا کارگر کارخانه بودکه ضمن کار از راه تجربه مهندسی آموخت وبه سرعت ترقی کرده وبه سرمهندسی کارخانه رسید او مجموعه عقایدخود را درباره مدیریت درکتاب حصول مدیریت علمی (1911) منتشرکرد عقاید اودرّان زمان مورد بحث وجدل شدید قرار گرفت وبعد از ان نیز همیشه مورد بحث ها قرار گرفت.
ویژگی بارز مدیریت علمی تاکید برمدیریت درسطح عملیاتی ، مطالعه علمی عملیات به منظور تشخیص عوامل موثر برآن ، وکشف موثرترین روش انجام کاراست ، منظورتیلورازعلم روش علمی مشاهده وارزشیابی منظم است اومعتقد بود که بقدرت حصول علمی متوان فعالیت های تولید را تحت نظم درآوردوکارآیی راافزایش داد . به این منظور اصول مهندسی را که شامل مطالعه زمان، حرکت، روش وسائر فنون وابزار مدیریت علمی است . مورد استفاده قرار داد با حذف کلیه عوامل اضافی ونامربوط کار وظیفه اصلی وحداکثر تخصص درآن موردتاکید قرارداد اصول که اوبرای حل مشکلات مدیریت درسطح عملیاتی پیشنهاد کردعبارت انداز:
1- گسترش علم اگاهی ازکار.
2- انتخاب کار کنان برمبنای علمی وافزایش مداوم مهارت آنها.
3- هماهنگ کردن علم کار با کار کنانی که برمبنای علمی اتنخاب شده آموزش دیده اند.
4- تنظم منطقی کار ومسولیت ان میان کارکنان ومدیران که دران مسولیت برنامه ریزی، وسازماندهی کار برعهده مدیران است.
مسله مهم دیگری تیلور به ن توجه داشت انگیزه های افراد انسانی درمحیط کاراست به نظر او انگیزه های کاردردرجه اول ناشی از شوق بدرآمد اقتصادی است از این رودرنظام پرداخت دستمزدپیشنهادی تیلور مزدمستقیماباکمیت تولید رابطه دارد مبنادی فلسفی این اندیشه بران آعده انتقادی استوار است که انسان فقط بارفاه اقتصادی انگیزش پیدامیکند وچون رسیدن به رفاه اقتصادی عمدتاً از طریق کاروتولید میسراست از نظام پاداش به اساس کمیت بازده افراد را به حد اکثر تلاش برای تولید بیشترتشویق میکند دراین میان تنها عامل محدودکننده کالائی وافزایش موثر ترین شیوه انجام کارمورد توجه قرار دارد.
پیام ضمنی مدیریت علمی ان است که کارآمدتروعقلانی ترکردن سازمانهااز طریق کاربرد روش های علمی برنامه ریزی ،طراحی وظایف سازمانی امکان پزیر است. هرچند منظور تیلور عمدتاً تاکیدبر استفاده از این روشها درسطح وظایف عملیات است، باوجود این رواج اندیشه اوموجب شدکه این روش ها درهمه فعالیتهای سازمانی کاربردپیداکند.
مدیریت علمی غالباً به دلیل نادیده گرفتن جوانب انسانی کار مورد انتقاد قرارگرفته است.
مدیریت اداری: بااینکه تصور میشود که درروشهای مدیریت علمی برتمام جوانب سازمان قابل اعمال است ولی کانون اصلی کاربرد آنها فقط سطح عملیاتی بود همزمان با تیلور کسانی دیگری از تجربه مدیریت درسازمان های بزرگ برخوراربودند دریافتند که اداره کردن سازمان ها بامدیریت سطح عملیاتی کاملاً متفاوت است آنها مدیریت را فراگردهماهنگ سازی تلاش گروهی درجهت هدفهای گروهی تعریف کرده درصدد برامدندکه مدیریت رابرحسب کارکردهای مدیران درراه های مختلف سازمان توضیح دهند سرشناس ترین این افراد که ازان به عنوان بنیان گذارمدیریت جدید نام برده شود. هانریفایول(1952-1841)است اوفرانسوی ومهندس معدن بود که قسمت عمده عمر خودرا به فعالیت دریک شرکت معدنی ومدیریت آن صرف کرد در70سالگی عقاید خودرا درباره مدیریت، دررساله های کوچک تحت عنوان مدیریت صنعتی وعمومی(1961)منتشر کرد فایول دراین رساله کوشش کرد فعالیت های سازمانهای را به معقولات مختلف طبقه بندی کند، اودرسازمانهای صنعتی شش گروه فعالیت راتشخیص داد.
- فن (تولید، ساخت وتغیر شکل کالاها).
- بازرگانی (خرید، فروش ومعاوضه).
- مالی (تهیه سرمایه واستفاده مطلوب ازآن).
- ایمنی (حفاظت اموال وافراد).
- حسابداری(انبارداری، تهیه ترازنامه، محاسبه قیمت وتهیه آمار).
- مدیریت(برنامه ریزی سازماندهی،هماهنگ سازی وکنترول).1
وظایف ،سطوح ومهارت های مدیریت:
وظایف مدیریت:
هانری فایول پنج وظیفه اساسی درمدیریت تشخیص داده وبیان poccc که هریک حروف ان برگرفته از یکی ازعناصر امور اداری است واهمیت مدیریت درتاثیر برسائر امور سازمان نشان داده می شود با این بیان معلوم میگرد بهترین توانائی ، توانائی ذهنی وفلسفی مدیر دراجرای عناصر اصلی امورذیل است.
1- برنامه ریزی(planning )یعنی پیش بینی ودقت از دورنمایی آینده وتنظیم برنام عملیات.
2- سازماندهیorganizing))یعنی ترکیب وتخصیص افراد ومنابع دیگربرای انجام دادن کار.
3- فرماندهی (commanding) یعنی هدایت وجهت دهی افرا درانجام کار
4- هماهنگی(coordinating)یعنی همبستگی، وحدت وسازندگی فعالیت مختلف درسازمان.
5- کنترول (control)یعنی تطبق عملیات بامولدین مصوبه ومقررات موجود.1
سطوح مدیریت:
هرمدیرباتوجه به نوع کار ،سطح سازمان،شرآیط ومقتضیات موجود به درجاتی از مهارتهای مدیریت نیاز دارد.به طورمعمول سه سطح را برای طبقه بندی«سطوح مدیریت»شامل«سطح عملیاتی یاسرپرستی»،«سطح میانی»و«سطح عالی»درنظرمی گیرند.
1- سطح عملیاتی:- مدیران عملیاتی معمولاً درگیر عملیات اجرائی بوده ومستقیماً باارباب رجوع ویا مشتریان سروکار داشته وافراد پرمشغله هستند ومراجعه مکرر افرادموجب انقطاع کار شان مشود. اغلب مجوراند که برای نظارت دررفت وآمد باشند. این مدیران کارکنان خودرابرای انجام کارهای خاص مامورمیکند، ولی درمجموع وقت کمی راصرف برنامه ریزی وگزارش نویسی ومطالعه می کنند.
مدیران عملیاتی بیشتروقت خود را باکارکنان ارباب رجوع یامشتریان ومقدار آن راباهمکاران وزمان اندکی را باافراد خارج ازسازمان می گذارانند وانانان دوره کاری فعالی راسپری می کنند وبیشتر وقتشان صرف حل وفصل مسائل آنی می شود.روسای ادارت، بخش ، دوایر، قسمت ومسولین مشابهی که کارعملیاتی را انجام می دهند، به عنوان مدیران عملیاتی محسوب می شوند.
2- سطح میانی:- مدیران میاین مانند حلقه ی واسطه میان مدیران عملیاتی مدیران عالی عمل می کنند. این مدیران به طور مستقیم به «مدیریت عالی» گذارش می دهند وکارشان هدایت ونظارت به سرپرستان است.
بیشتروقت مدیران میانی جهت تحلیل دادها، اماده سازی اطلاعات برای تصمیم گیری، تنظیم برنامه وطرح عملی برمبنای تصمیات مدیرآن عالی وبرنامه ریزی فعالیتهای سرپرستان وهدایت آنان برای نیل به اهداف سازمانی صرف می شود.
مدیران میانی ، بیشتر به تنهائی کارمیکنند. برخی انها بیشتروقتشان راصرف جلسات میکنند به طوری که گاهی «هشتاددرصد» وقت آنها صرف گفت وشنود میشود که بطور عمده درواحدخودشان وباهمکارانشان صورت می پذیرد بقیه وقت مدیران میانی معمولاً صرف مطالعه ومکاتبه می گردد.
- سطح عالی:- اگر مدیر درسطح عملیاتی ومیانی موفق باشد معمولاً می تواند به سطح مدیریت عالی نیزراه یابد.براساس مطالعات انجام شده بخش عمدۀ کارمدیران عالی از حیث پویای ومیزان مشغله باکارمدیران عملیاتی شباهت دارد. بااین تفاوت که مدیران عالی درسطح گسترده تری درگیر برنامه ریزی های جامع بلند مدت میشوند عملکردواحد های عمده سازمان راارزیابی می کنند، دربارۀ موضوعت ومسائل کلان سازمان بامدیران سطوح پائین تبادل نظری کنند وبیشتروقت خورا بامدیران هم سطح یا افراد خارج از سازمان واندکی را نیز باکارکنان می گذارانند.
مقامات لشکری وکشوری،روسای سازمان ها، مدیران شرکت ها ومناصب مشابه که درواقع وظایف شان تنظیم استراتیژی ، ماموریت اصلی واهداف دوربردموسسه یا سازمان می باشد، به عنوان مدیران عالی شناخته می شوند.1
مهارت های مدیران:
دربحث از کارائی واثربخش عملکرد مدیران ، معمولاً به مهارت های مدیریت نیز اشاره میشود عموماً توافق براین است که مدیران باید علاوبردانش وتجربه از مهارت های ویژه نیز برخوردار باشند.
رابرت کاتز(1955)مهارت های مورد نیاز مدیران رابه فنی، انسانی واداراکی طبقه بندی کرده است مهارت به توانائی های قابل پرورش شخص که درعملکرد وایفائی وظایف منعکس می شود اشاره میکند . بنابراین ، منظور از مهارت توانائی به کاربردن موثر دانش وتجربه شخص است. ضابطه ی اصلی مهارت داشتن اقدام به عمل موثر درشرایط متغیر است. تعریف مهارت های سه گانه مدیریت به شرح ذیل است.
به طورکلی توافق براین است که حداقل سه حوزه مهارتی شامل در(مهارت فنی)،(مهارت انسانی) و(مهارت ادراکی) درفرایند مدیریت ضرورت دارد.
1- مهارت فنی:- توانائی به کار بردن دانش روش ها، فنون وابزار که لازمه انجام وظایف خاص است وازطریق تجربه ، تحصیل وکار ورزی کسب می شود. مدیران معمولاً این مهارت ها راطی دوره های آموزش یا کار آموزی فرا می گیرند. نظر دانش ، فنون وروش های برنامه ریزی ، بودجه بندی، کنترول حسابداری امورمالی وغیره ویژ گی بارزمهارت فنی است که به بالاترین درجه شایستگی خبرگی دران می توان دست یافت . زیرا این نوع مهارت ماهیتاً دقیق ، مشخص ، دارای ضوابط عینی قابل اندازه گیری است. از این روکنترول وارزیابی مشخص آن هم در جریان اموزش وهم درمرحله کاربرد وعمل اسان است.
2-مهارت انسانی:- توانائی وقدرت تشخیص درکار کردن بامردم وانجام دادن کاربه وسیله آنها که شامل درک وفهم انگیزش وبه کاربردن رهبری موثراست داشتن مهارت های انسانی مستلزم آن است که شخص پیش از هر چیز خودرا بشناسد. به نقاط ضعف وقوت خود اگاه باشد عقاید وافگارش برخود او روشن باشد. اعتماد به نفس داشته باشد. به دیگران اعتماد کند به عقاید، ارزش ها واحساسات انان احترام بگذارد انان رادرک کند از تاثیر گفتار وکردار خویش بردیگران اگاه باشد وبتواندمحیط امن وقابل قبول برای جلب همکاری دیگران فراهم سازد مهارت های انسانی به اسانی قابل حصول نیستند وفنون وروش های مشخص نداردامروز،دانش علمی در قلمروروانشناسی اجتماعی ،مردم شناسی ،تجربه وکاروزی درشرایط گروهی وجتماعی به طور غیر مستقیم زمینه دستیابی به مهارت های انسانی را فراهم میسازد کنش وواکنش متقابل بامردم وحساسیت به انگیزه ها، انتظارات ورفتار های انان کمک میکند تاشخص یتواند علل وعوامل شکل دهنده رفتار افراد انسانی را درک کرده راه ورقم کار کردن با مردم واثرگذاری بر رفتار انانرا بیاموزد.
3- مهارت ادراکی:- توانایی فهمیدن پیچیدگی های کل سازمان واگاهی از این که ایا خود شخص درخور شرایط سازمان عمل می کند یانه؟ این اگاهی موجب می شود که فرد به جای اینکه فقط برمبنای هدف ها ونیاز های خود عمل کند . اقدامات خود رابرهدف های کل سازمان استوارسازد.
اکتساب مهارت ادراکی (یامفهومی) مستلزم آموزش نظریه های علوم اقتصادی به ویژه نظریه سازمان، مدیریت وتصمیم گیری وکاربردعملی آنهاست امروز دروه اموزشی دانشگاهی دررشته های تخصصی آشنایی بانگرش وروش های سیستمی استفاده ازمطالعات وتحقیقات راجع به سازمان هاو دستیابی به مهارت ادراکی درمدیریت را فراهم میسازند.
ترکیب مناسب این مهارت ها باارتقایی فرد درسطح مدیریت ازسرپرستی تامدیریت عالی تغیر میکند.
همچنان شخصی که از سطح پائین به سطح بالای سازمان ارتقا میابد به نظرمیرسد برای اعمال مدیریت اثربخشی به مهارت فنی کمترولی به مهارت ادراکی بیشتری نیازمند است.
سرپرستان در سطوح پائین تر(رده های سرپرستی) به مهارت فنی قابل ملاحظه نیازدارند. زیراکه غالباً ازآنها خواسته میشود که کارکنان قسمت های خود را رهنمائی یاتعلیم دهند. درمقابل مدیران سطح بالای یک سازمان چندان نیازی به داشتن مهارت های فنی برای انجام وظایف خاصی سطح عملیاتی ندارند. بااین وجود آنها باید قادر باشند که رابطه متقابل همه این کارکردها ووظایف را درتحقق هدف های کلی سازمان تشخیص دهند وظایف تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازمان دهی ایجاب میکند که به مهارت ادارکی قابل ملاحظه ای مجهز باشند.
درحالیکه میزان مهارت های فنی وادارکی مورد نیاز درسطح مختلف مدیریت متغیر است. شاخص مشترکی که درهمه سطوح اهمیت دارد مهارت انسانی است.
مطالعه که برروی191 نفر ازمدیران ارشد 6 شرکت دربین 500 شرکت بزرگ انجام شد، توانست به سوالی که چرامدیران شکست میخورند جواب دهد جواب این سوال این بود که: بزرگ ترین دلیل برای این شکست درارتباط بااین مدیران ، ضعیف بودن آنان درزمینه مهارت انسانی است.
دردهه 1190 نتایج تحقیقات نشان داد که مهارت های فنی مورد نیاز است. اما برای موفقیت درمدیریت کافی نیست. درجهان پررقابت کنونی مدیران نمی توانند تنها با اتکا به مهارت فنی موفق شوند بلکه انان مجبور اند که مهارت های انسانی خوب و بالای را دارا باشند.
داشتن مهارت های فنی، انسانی وادارکی برای مدیر مورد نظر نیاز است، مهارت های انسانی تقریباً لازمه انجام دادن همه وظایف درهمه رده های مدیریت است. زیراکه مدیران صرفنظرازنوع وظایف یا سطح مسولیت ومقام باافراد انسانی سروکار داشته برای جلب همکاری اثرگذاری بررفتار انها باید ازمهارتهای انسانی برخوردار باشند چرا انسان بنیاد همه فرایندهاورکن اساسی درسازمان است وبدون وجود او هیچ هدفی تحقق نمیابد انسان موجود است که در تمام کارهای مدیریتی نقش محوری داشته وتابع اعتقادات،باورها،تلقی هامی باشد. ازاین رو امروزدرمدیریت سازمان ها تاکید بر مهارت های انسانی اولویت ویژه ای پیدا کرده است.مدیران بایسئتی درجهت ارتباط درست باانسان هاکه مهمترین ومنحصربفرد ترین منبع درسازمان محسوب می شود تلاش ویژه به عمل اورند.1
اصول مدیریت
1.» اصل وحدت مدیریت
2.» اصل وحدت فرماندهی
3.» اصل سلسله مراتب
4.» اصل تقسیم کار (تخصص)
5.» اصل تناسب اختیار ومسئولیت
6.» اصل تعادل
7.» اصل حطیه نظارت
8.» اصل انعطاف پذیری
9.» اصل کارائی
هرعمل وهرحرکت باید باتوجه به معیارها وموازین درداخل چوکات انجام شود تا نتیجه مثبت ببار آورد. درغیر آن اگرمقرراتیکه برای اجرأ عمل مورد نظرلازم است شکستانده شود نتیجه منفی است.
مدیریت یارهبری افراد اجتماع توسط یک مدیر باید توأم بادرنظرداشت معیارها وموازین مدیریت صورت گیرد، هیچ مدیراصولاً نمیتواند خواسته های شخصی خود را بالای پرسونل تحت اداره اش اعمال کند، اگرچنین کند مدیریت باطل است. وهمچنان اطاعت ازمدیر تا زمان واجب است که مدیر مردم را برخلاف سوق ندهد. واز معیار ها وموازین واصول مدیریت منحرف نشود، هرگاه اولولامرازین سرپییچی نماید، ازآن اطاعت نشود بلکه از اعمال پیروی شود که شرعی وقانونی باشد.
بطورعموم درممالک اسلامی سه اصل برای مدیریت درنظرگرفته شده است.
اصل نخست:- مدیریت باید باتوجه به اصول شرعی مدیریت انجام شود درصورت تناقض امکان اجرائی ندارد.
اصل دوم:- اصل اخلاقی است که علاوه از کشورهای اسلامی وممالک غیراسلامی نیز بدان معرف اند.
اصل سوم:- اصل اداری یا کلی مدیریت است که درتمام کشورها به شکل واحد پذیرفته شده ومدیران مجبوراند درچارچوب اصول سه گانه فوق حرکت کنند.
باشنده گان جغرافیای اسلامی علاوه ازسه اصول فوق خود ها را مکلف به اصول شرعی میدانند. برخی کشورهای غیر اسلامی اصول کلی مدیریت را از اختلاط اصولی، اخلاقی واداری پذیرفتند.
اصول کلی یا اداری مدیرت توسط دانشمدان علم مدیریت دچار تغیروتحول شده به این معنی که بعضی علما برای مدیریت (9) اصل وتعدادی (14) اصل را میپذیرند اما آنچه بیشتر برای آن اتفاق نظراست همان (9) اصل میباشد، طرفداران (14) اصل با توجه به شرایط زمانی ومکانی این (9) اصل را مشمول (14) اصل پیشنهادی شان میدانند.
1- اصل وحدت مدیریت:- به این معنی که تعداد افراد یک سازمان بسوی مسیرواحد تحت اداره یک مدیرحرکت کنند.
2- اصل وحدت فرماندهی:- اعضأ یک سازمان یاعاملین شغل واحد، باید از یک نفر هدایت گیرد، اصل وحدت فرماندهی ناشی از اصل سلسله مراتب اداری است. دراین اصل تمام واحد های یک سازمان از ردۀ پائین شروع تا فرد درجه یک به شکل زنجیره ای بهم پیوند دارند. اگر ما درسازمان اصل سلسله مراتب را پیاده کنیم خودبخود اصل وحدت فرماندهی تحقق میپذیرد، اصل وحدت فرماندهی از اختلاط مسئولیت هاهم جلوگیری میکنند، بدین معنی که هرگاه وحدت فرماندهی وجود داشته باشد هیچکس ادعای عدم مسئولیت کرده نمیتواند برای عدم اختلاط وظایف و مسئولیتها ایجاب میکند فرماندۀ واحدی وجود داشته باشد.
3- اصل سلسله مراتب:- این اصل مدیران را مکلف به حفظ ارتباط زنجیره ای با مقامات بالائی مینماید زیرا هرسازمان وابسته به سازمان دیگری است. مثلاً دپارتمنت امورمالی وپولی دانشکدۀ اقتصاد- دانشگاه بلخ – وزارت تحصیلات عالی…
4- اصل تقسیم کار(تخصص):- اصل تخصص ایجاب طبقه بندی وظایف یا تقسیم کار را مینماید، هرگاه درسازمان واحدها به شعبات مختلفه که یکی با دیگری متفاوت باشند، ایجاد شود، ایجاب میکند که در رأس هرکدام متخصص تعین شود (کاربه اهل آن سپرده شود)، یعنی اجرأ هرکار به شخص که از عهده آن براید سپرده شود. مثلاً رئیس فاکولته بامعاون آن ازلحاظ اصل سلسله مراتب تفاوت دارند (بالاوپائین)، ولی هردانشکده متخصص بخش خود را دارد ولی ازنظر سلسله مراتب هیچ تفاوت ندارند، بناءً برتمام مدیران لازم است که اصل تخصص را درسازمان اعمال کنند.
5- اصل تناسب اختیارومسئولیت:- هرگاه شما در رأس ادارۀ قرارمیگیرید نهایت سعی کنید تا تعادل لازم را بین اختیارومسئولیت حفظ نمائید. یعنی به هراندازه که به افراد زیردست صلاحیت میدهید به همان اندازه خواستار مسئولیت شوید. ولی نظریه جدیدی دررابطه به اختیار ومسئولیت ازجانب عده دانشمندان مطرح گردیده «بخاطر بدست آوردن هدف نهایی باید مسئولیت بیشتراز صلاحیت اعطا شده خواسته شود. مثلاً اگر وظیفه یک کمپنی تولید چهارپایه چوکی در روزاست احتمال دارد دراثر تفاضل روز از سه پایه چوکی تولید کند. پس برای اینکه چهارپایه چوکی بطوردوامدارتولید شود باید از کمپنی روزانه تولید پنج پایه چوکی را بخواهیم.
6- اصل حیطه نظارت:- یک اصل معمول وپذیرفته شده درتمام ادارات واز طرف تمام مدیران وماموران درسازمان است، بخاطرپی بردن چگونگی انجام درست یا نا درست امور باید ازچگونگی عملکرد افراد سازمان نظارت وکنترول صورت بگیرد، صرف ازطریق نظارت میتوانیم پی ببریم که تاچه اندازه سازمان بطریق اساسی درحرکت است. نظارت کوتاه مدت کم هزینه تراز آنست که ما تأصف ناکارائی افراد را بخواهیم ومتقبل هزینه بیشتری شویم ودرمقابل امکان اتلاف حقوق صادقان میباشد. اصل حیطه نظارت برنوع کار سازمان وموفقیت سازمان فرق میکند. نظربه نوع کاربدین معنی که هرگاه عده ازافراد کارواحد یا مشابهی انجام دهند. یک شخص میتواند به اساس کارعده زیادی رانظارت وکنترول کند.
نظربه نوع سازمان:- نظارت درسازمانهای تولیدی وارئه دهنده خدمات فرق میکند ممکن است تا آنانیکه مصروف اجام وظایف مشابهی اند نظارت آسان ترباشد.
نظارت درسازمان تولیدی سهل براز سازمانهای ارئه خدمات باشد.
نظریه موقعیت سازمان:- هرگاه واحد های مختلفه یک سازمان دریک موقعیت مشخص واقع باشند یک مدیرازچگونگی انجام وظایف به سهولت میتواند نظارت کند درغیرآن مدیرمکلف است غرض نظارت درهرموقعیت یک نفررا موظف سازد.
7- اصل تعادل:- بدین معنی که مدیر باید نهایت تلاش کند تا تعادل لازم را بین وظایف خویش وهمچنان درانتخاب نوع سازمان برقرار سازد.
به ارتباط وظایف خودش به این معنی که مدیر سعی نماید یک تعادل میان وظایف خود برقرار کند یعنی کارنکند تمام توجهش را به نظارت مبذول داده، ودرعرصه های دیگرکمتر توجه نماید، به هرمقداری ک درسازمان ایجاب هماهنگی میکند به همان اندازه باید درهماهنگی بکوشد.
8- اصل انعطاف پذیری:- یعنی قواعد ومقررات، خط مش یالایحه کاری سازمان طوری باید عیارشود که درصورت ضرورت قابلیت انعطاف پذیری راداشته باشد هرگاه هدف سازمان به خط مش… سازمان قسمی عیارشود که درزمان کوتاه قابلیت تغیر را نداشته باشد. امکان سقوط سازمان را دارد.۱
9- اصل کارائی:- به این معنی که مدیران باید سعی ورزند باهزینه کم کارزیاد وبا کیفیت عرضه کنند یعنی ازوقت کم تولید بیشتر عرضه نمایند وتولید هم ازکیفیت ومقبولیت برخوردار باشد تا رضایت مشتری حاصل شود کارائی به آن هم خلاصه نمیگردد، بلکه درضمن رضایت کارگران نیز شرط است.
طریقه ها یا روش ها درمدیریت:
یک مدیر باید فعالیت های مختلف را درزمان های مختلف ومحیط های مختلف انجام دهد. برای یک مدیر ضرورت است تا اینکه روش های گوناگون را جهت رسیدن وموفق شدن در اهداف وفعالیت های خویش اتخاذ کند برای این ضروریات باید روش های اساسی وگوناگون مدیریت اشخاص را دانست.
1- مدیریت با اهداف:- این چنین مدیران پلان های خویش را روی مقاصد تعین شده بصورت دقیق طرح ریزی میکنند. درقدم اول پالیسی خویش را طرح ریزی نموده وبعداً همکاران اوروی تعداد از اهداف وعملکرد ها موافقت میکنند ودرلست آنها را برای انجام دادن مینویسند وبعداً همکاران او تحت رهنمائی های مدیر تصامیم اتخاذ شده را عملی میکنند ودراخیرازروی تعداد اهداف ومقاصد اجراشده نحوه کار کارمندان را ارزیابی مینماید.
2- مدیریت با مباحثه:- این چنین مدیران دوست دارند تا اهداف وفعالیت ها را با تیم خود درمیان گذاشته ونظر آنها را کسب کند وبعد از اخذ نظریات آنها تصمیم نهائی را اتخاذ کند.
3- مدیریت با سمارغ (قارچ):- این چنین مدیران طوری باکارمندان خویش رفتارمیکنند، مانند اینکه کارمندان اودرزیرپوست سمارغ قرارداشته باشند آنها را ازهیچ مسئله ای آگاه نمیسازد، ازکارمندان خویش هراسیده ومتردد از پیشرفت خویش میباشد.
4- مدیریت با اضتراب (ترس):- این چنین مدیران فریت دهنده میباشند وهیچ کس نمتواند بداند که اهداف ومقاصد او چی میباشد شاید چیزی را بگوید وهدفش چیزی دیگری باشد وبطور معمول ازترقی وپیشرفت خویش درنگرانی واضطراب قرار دارند.
5- مدیریت با بیلدوزر:- این چنین مدیران دیکتاتورمیباشند، طوری موسسه را رهبری مینمایند که درتصامیم اوهیچ سوال نمیتواند پرسان شود اغلب نتایج خوب را اخذ میکند وی برای کارمندان جای ترقی وجود ندارد وآیندۀ بدی برای موسسه دربرخواهد داشت. بخاطریکه کارمندان خوب، موسسه را ترک خواهند کرد ویا درموقع ضرورت انجام کار، از کار دست خواهند کشید.
مدیریت باتوافق:- این چنین مدیر از اتخاذ تصامیم میهراسد، ودرنتیجه آن مجالس وملاقات های زیادی را بخاطربدست آوردن موافقت کارمندان خویش دایر میکند واین مدیران درهراس از دست دادن وظیفه خویش میباشند وامید وار است تا خطرات تصامیم خویش را بادیگران تقسیم کند.
مدیریت با استثنأ:- این چنین مدیران درزمان نابه هننجاربعضی تصامیم مدیریتی را اتخاذ میکنند که اگرباعث نتیجه قابل قبول گردد این تصامیم به طورنورمال منحیث یک سیستم مدیریتی قابل اجرأ درآورده میشود.
مدیریت با کار:- این چنین مدیر میخواهد که تمام اطراف را مدیریت کند همیشه با کارمندان زیردست خویش میباشد وبراین عقیده است که باقدم زدن در اطراف ساحه کاری میتوان نواقص کار را دریافت کرده واورا با کارمندان نزدیک میسازد وهنگام دچار بعضی ازمشکلات اومیتواند به حل آنها دریک مدت کوتاه بپردازد.